PRICAT: het meest belangrijke EDI bericht in fashion

De PRIceCATalog is het verbindende bericht voor alle EDI berichten in de elektronische samenwerking tussen brandowner en retailer in fashion. De PRICAT fungeert daarmee als onmisbare basis voor het efficiënt en effectief kunnen inrichten van de business modellen voor-order, na-order, vendor managed inventory (VMI), concession en conseignment. Deze keer een (overigens niet technische) verhandeling over het belang het PRICAT bericht, in een reeks over de meest toegepaste EDI berichten in fashion.

Als het PRICAT bericht niet van meet af aan wordt ingezet door brandowner en retailer, dan mag de brandowner ook niet verwachten dat hij een nauwkeurige, correcte, identificeerbare en geautomatiseerde rapportage vanaf de winkelvloer ontvangt. Het PRICAT bericht vormt daarmee de basis voor ketensamenwerking.
De primaire functie van het PRICAT bericht is: het overbrengen van gedetailleerde product- inclusief prijsinformatie van het ERP systeem van de brandowner naar het ERP systeem (en de kassa) van de retailer of naar tussenliggende schakels in de keten (vervoerder, LSP, groothandel, importeur, franchisegever, RSO). De brandowner dient elk nieuw artikel, maar ook elk gewijzigd artikel (prijs, kenmerk, verpakkingseenheid) in een PRICAT-bericht kenbaar te maken. De EAN artikel code is daarin de unieke sleutel. De officiele benaming daarvan is GTIN: Global Trade Indentification Number welke uit 13 of 14 posities bestaat en wereldwijd uniek is. De GTIN wordt door de brandowner toegekend aan elk artikel op het niveau: artikel/kleur/maat. Op de fysieke producten staat de 13-cijferige artikelcode tevens afgebeeld als EAN-13 barcode, waarmee dit product geïdentificeerd kan worden in de gehele supply chain, nog belangrijker: ingescand kan worden aan de kassa van de retailer.

Het aantal artikelgegevens in fashion stijgt nog steeds explosief en veel heftiger dan bij bijvoorbeeld supermarkten. Dit heeft een aantal oorzaken:
> De assortimenten worden steeds groter en er komen steeds meer merken bij (niche marketing).
> Een fashionartikel wordt in tot wel 4 dimensies vastgelegd ter identificatie (model x kleur x maat x submaat) waarmee het aantal SKU's (stock keeping units) exponentieel toeneemt. Op de kassa en in de webshop dienen al die afzonderlijke variaties automatisch en foutloos herkend te worden.
> De life cycle van fashion producten is veel korter dan voorheen. De merken leveren een modisch product traditioneel al niet langer dan een seizoen (half jaar) maar onder aanvoering van de verticals als Zara, komen er inmiddels 4, 6 of zelfs 12 collecties per jaar uit (fast fashion), waarmee het aantal unieke EAN-artikelnummers explosief toeneemt.
> Het aantal gegevens dat per artikel geregistreerd wordt neemt toe. Vijftig velden per product is geen uitzondering; dit verschilt echter per retailer en per brandowner. Het gaat tenslotte niet alleen om herkenning, maar ook om het efficiënter maken van de achterliggende administratieve verwerking (order, levering, factuur en steeds belangrijker: de terugkoppeling van de detailontwikkelingen op de winkelvloer).
> De standaardisatie-eisen nemen toe, omdat producten ook op de specificaties vergeleken moeten kunnen worden in productvergelijkers (websites) per productcategorie.
> Aangezien in veel indirecte verkoopkanalen de marges zwaar onder druk staan, neemt ook de behoefte aan kostenefficiëntie en standaardisatie van catalogusuitwisselingsformaten toe.
Alle gegevens van alle artikelvarianten, die steeds weer wisselen, moeten door de hele supply chain gecommuniceerd worden. Omdat het aantal gegevens zo groot is, is een fout snel gemaakt. Fouten in deze communicatie kosten relatief veel geld en ergernis (aan de kassa). Daarom wordt steeds meer gekozen voor het elektronisch communiceren, bijvoorbeeld met behulp van het PRICAT-bericht dat binnen de EDI-standaard (EANCOM) gedefinieerd wordt. In de Europese fashionmarkt wordt PRICAT al goed toegepast voor bovenkleding, bodyfashion, sportswear, sportschoenen en sportartikelen en inmiddels ook steeds meer voor gewone schoenen. Product Data Management (PDM) kan middels de inzet van het PRICAT bericht veel efficiënter en nauwkeuriger plaatsvinden dan handmatig. Degenen die daar nu nog geen gebruik van maken kunnen dienen zich achter de oren te krabben. Uitstellen betekent in dit geval langer aanmodderen met uiteindelijk hogere kosten.

Zoals gezegd vormt het PRICAT bericht het verbindende bericht van alle andere EDI berichten. In die andere berichten (orders, pakbonnen en doorverkoopcijfers bijvoorbeeld) worden de identificatie van het artikel beperkt tot de EAN-artikelcode. De style, kleur, maat en seizoenscode komen daar niet meer in voor, maar zijn slechts te herleiden door de link van de EAN artikelcode naar het bijbehorende PRICAT informatie. Dat is nu eenmaal zo bepaald in de EANCOM standaard. In het blog van 2 oktober 2012 is het belang van EDI en de flow van de EDI berichten in fashion aangetoond en nader uiteengezet. De 11 winstpunten van EDI in fashion zijn hier na te lezen.

De PRICAT bevat alle statische stamdata die tot een artikel behoren. Dat is niet alleen beperkt tot de adviesverkoopprijs en de identificatie van het artikel (EAN artikelcode, artikelnummer, kleur, maat plus eventuele submaat), maar bevat ook de artikelomschrijving, de kleuromschrijving, de leveranciersartikelgroep, de seizoensaanduiding, de materiaalaanduiding en dergelijke. Dat zijn met name leverancier specifieke kenmerken. Bij voorkeur zijn daarnaast ook branche-aanduidingen toegevoegd in de PRICAT. De belangrijkste daarvan is de branche-codering voor artikelgroepen. Wel zo handig voor de geautomatiseerde herkenning en verwerking aan de kant van de ontvangende retailer. Er zijn verschillende standaardcoderingen voor artikelgroepen in omloop. De belangrijkste daarvan is de DTB-codering voor kleding en de FEDAS-codering voor sport. In de schoenenmarkt wordt nogal een s gebruik gemaakt van de EAS-codering.

De opbouw van de PRICAT kent grofweg drie varianten: een PRICAT met alle varianten van een nieuwe collectie (de assortiments PRICAT; ook wel full PRICAT genoemd), een PRICAT met alle varianten die door de retailer besteld zijn in een voor-order traject (de order gerelateerde PRICAT) en een PRICAT met alle varianten die gepicked en gepacked zijn voor uitlevering (de pakbon gerelateerde PRICAT). Van belang is te realiseren dat een PRICAT geen aantallen bevat. De georderde aantallen zijn terug te vinden in het ORDRPS-bericht en de te verzenden aantallen zijn terug te vinden in het DESADV-bericht. Daarover in een later blog meer.

Een goede verwerking van de PRICAT aan de kant van de retailer is cruciaal voor het terug kunnen verwachten van juiste informatie over hetgeen er op de winkelvloer van de businesspartner plaats vindt. Een correcte, tijdige en volledige aanlevering van de PRICAT is daarmee randvoorwaardelijk voor het opbouwen en uitbouwen van een effectieve ketensamenwerking tussen brandowner en retailer.

Produkt en prijsinformatie wordt in plaats van via een EDIFACT bericht ook wel uitgewisseld via een Excel-bestand, een CSV-bestand, een XML-file of als een PDF-bestand. Het nadeel van de EDIFACT variant is dat die door het menselijk ook nauwelijks gelezen en begrepen kan worden, maar daar staat tegenover dat dit de enige variant is die one-to-many + handsfree + geautomatiseerd door de ontvangende partners ingelezen en verwerkt kan worden. De PDF-variant ziet er mooi uit, maar moet handmatig overgetikt worden; de Excel-variant lijkt handig maar is onoverzichtelijk bij grote betanden en foutgevoelig vanwege de menselijke tussenkomst; de CSV en XML varianten zijn flexibeler, maar minder eenduidig gedefinieerd.

Voorbeeld uit de dagelijkse praktijk: de vele leveranciers die een concession business bij V&D zijn aangegaan, moeten het EDIFACT PRICAT bericht aanleveren en vullen daarmee de kassa's inclusief de prijswijzigingen tijden het Prijzen Circus. De barcodes op de artikelen van die leveranciers kunnen zodoende op elke V&D kassa ingescand worden, waarna de prijs uit het PRICAT-bericht op de kassa verschijnt. Die leveranciers krijgen dagelijks een EDIFACT SLSRPT vanuit elk filiaal, met de gerealiseerd verkoopprijs per EAN-artikelcode. Op basis daarvan vindt vervolgens de financiële afrekening plaats tussen V&D en de betreffende leverancier. FashionUnited Indicia faciliteert dit soort processen voor vele partijen. Vraag gerust naar de randvoorwaarden.

Al met al de moeite waard om veel aandacht te schenken aan een goede opbouw en verwerking van het EDI-PRICAT-bericht; ook in geval van het traditionle voor-order en na-order businessmodel. Daarvan pluk je verderop in het proces grote voordelen.

Zo krijgen brandowners beter grip op externe winkelvloeren

Zoals in eerdere blogs al aangetoond, is EDI inmiddels een niet meer weg te denken methode voor de 'frontrunners' in de fashionketen. Er zijn echter nog vele uitdagingen te gaan. Zo doen nog lang niet alle partijen mee en bestaat er nog veel onduidelijkheid en spraakverwarring. Vandaar ook deze fashionEDI blogs.

Het invoeren van EDI aan de kant van brandowners heeft een offensieve dan wel een defensieve achtergrond. Als het gebeurt onder druk van een retailer, dan is dat defensief oftewel reactief. Steeds meer brandowners zien echter de noodzaak van hun betrokkenheid op de externe winkelvloeren en willen daarom proactief doorverkoopcijfers vanaf de winkelvloeren van hun key accounts binnenhalen. Meten is weten. Analyseren is nodig en actief meesturen op de winkelvloer teneinde een hogere omloopsnelheid en een betere win-win positie te behalen is het uiteindelijke doel (whitepaper Change in Fashion).

Veel brandowners die inmiddels via EDI dagelijks sales reports (SLSRPT) van winkelvloeren binnenkrijgen zijn echter nog niet in staat om die data te vertalen naar goede sturingsinformatie. Hun ERP systemen zijn wholesale systemen en niet geschikt voor analyse van retaildata. BI-tools en Excel verwerkingen werken op den duur niet vanwege de hoeveelheid data (1 bericht per winkelvloer per dag) en het gebrek een retail know-how. In dit blog schets ik een methode die in de praktijk van brandowners beproefd is en relatief goedkoop is, doordat de methode gebaseerd is op standaard 'in the cloud'-tools.

De brandowner creëert per winkelvloer die hij wil monitoren een virtuele shopfloor in een retail management systeem (RMS) zoals bijvoorbeeld StoreInfo van SRS. Dit is een voorbeeld van een RMS dat 'in the cloud' draait, standaard is, geen installatie ter plekke behoeft en de hier genoemde EDI berichten standaard en automatisch kan verwerken. In dit systeem hoeft geen data ingevoerd te worden, aangezien alle transacties automatisch via EDI verwerkt worden. StoreInfo biedt de brandowner een actuele view op de externe winkelvloeren. Inclusief de KPI's als omloopsnelheden en rendementen per vierkante meter. Ook andere RMS-en zijn echter mogelijk.

Zodra de brandowner goederen levert aan een winkelvloer, dan verzendt de brandowner vanuit zijn ERP systeem een elektronische pakbon (DESADV) met de aantallen per EAN-code naar de retailer. De retailer heeft eerder al de price catalog (PRICAT) verwerkt met de prijzen per EAN-code. De eBiss (het EDI tool van de brandowner) maakt een kopie van elke DESADV en sluist die door naar StoreInfo als voorraadophoging van de betreffende virtuele winkelvloer. Zodra producten op die winkelvloer verkocht zijn, stuurt de retailer een SLSRPT naar de brandowner. Dat bericht wordt door eBiss doorgesluisd als omzet en dus als afboeking van de voorraad van de betreffende virtuele winkelvloer in StoreInfo. Alles op SKU niveau (artikel, kleur, maat). Zodra de retailer een fysieke inventarisatie heeft gedaan en deze kenbaar maakt middels een inventory report (INVRPT) aan de brandwoner, dan sluist eBiss ook dat bericht door naar StoreInfo als overschrijving van de actuele voorraad per EAN-code van de betreffende virtuele winkelvloer.
Zodoende heeft de brandowner in zijn StoreInfo systeem te allen tijde een actueel en gedetailleerd inzicht in de voorraadmutaties en KPI's per virtuele winkelvloer. En dat zonder manuele invoer.

Voor de NOOS artikelen kan in StoreInfo per EAN-code een min/max voorraad worden ingesteld (per artikel, kleur, maat) voor elke virtuele winkelvloer. StoreInfo kan zo ingesteld worden dat er per week automatisch een order per winkelvloer gegenereerd wordt met de aantallen per EAN-code, welke order als EDI bericht (ORDERS) via eGate en eBiss automatisch in het ERP systeem van de brandowner terecht komt. Handsfree replenishment leidt tot verhoging van de omloopsnelheid (sneller, minder fouten, niet afhankelijk van een persoon die toevallig ziek of op vakantie is).

Waar een traditioneel retail management systeem de retailer een overzicht biedt over alle merken in zijn winkels, biedt de hier geschetste methode de brandowner een overzicht van zijn verkopen en voorraden op de winkelvloeren van zijn klanten die op EDI zijn aangesloten. En dat zonder enig handmatig werk.

Niet makkelijk om dit zo 1-2-3 voor al je klanten op te zetten, maar wel een extra motivatie om serieus in te zetten op EDI. Uiteinelijk zal je als brandowner toch beter grip moeten krijgen op je externe winkelvloeren en daar ook in mee willen denken en in mee willen sturen. De tijd dat 100% van het risico bij de retailer hoort te liggen is namelijk voorbij.

Veel succes met het zoeken naar de juiste win-win modellen middels ketensamenwerking. EDI is daarbij niet meer dan een technische randvoorwaarde. Inzet van de juiste tools en de juiste flow van berichten maken de risico's goed beheersbaar.

De cirkel is rond: EDI is noodzaak = proven!

Dat EDI in fashion (kleding, schoenen, sport) noodzaak is wisten we al langer. Toch is het mooi om het bewijs nu ook onomstotelijk op tafel te hebben liggen.

In 2004 verscheen de leaflet 'De 11 winstpunten van EDI in fashion'. Die leaflet heb ik destijds opgesteld naar aanleiding van de persoonlijke lessen en wijsheden van wijlen Harald Pranke, goeroe van EDI in de Duitse fashionmarkt. Hoewel in 2011 nog in een frisser jasje gestoken, zijn diezelfde 11 winstpunten nog steeds van toepassing. De eerste 8 winstpunten gaan over de concrete en aanzienlijke mogelijkheden voor efficiencyverbetering bij met name de multibrand retailer. Keiharde kostenbesparing dus.
De winstpunten 9, 10 en 11 gaan over een betere beschikbaarheid van producten op de winkelvloer en nieuwe vormen van samenwerking tussen brandowner en multibrand retailer.

De noodzaak tot adoptie van die nieuwe businessmodellen heeft FashionUnited Indicia BV samen met FCTB BV vastgelegd in de white paper 'Change in Fashion' (oktober 2010). Als vernieuwende business modellen worden daarin onderscheiden: VMI (vendor managed inventory), concession en consignment (consignatie new style). Zonder EDI kunnen deze business modellen niet goed functioneren. Maar ook het gedrag van de mens binnen de organisatie van de brandowner en de retailer is van groot belang om deze andere manier van werken daadwerkelijk mogelijk te maken. Ketensamenwerking is niet makkelijk, maar verdient veel meer aandacht op management niveau.

In mei 2012 komt de Aberdeen Group uit de de VS met het rapport 'B2B Collaboration: No Longer Optional'. Een rapport waarin aangetoond wordt dat ketensamenwerking keihard noodzaak is en top prioriteit verdient van het management van elke organisatie. De druk hiertoe is veroorzaakt door de steeds complexer wordende executie van de operatie in combinatie met de groeiende service eisen van de afnemer.

In juni 2012 publiceerde het blad BTB Magazine een interview met de CEO Micro Fashion, waarin uiteengezet wordt dat 'consignatie new style' juist een business model is waarmee ook in deze moeilijke tijd nog groei gerealiseerd kan worden. En dat in een krimpende markt. EDI wordt ook weer hier neergezet als een absolute randvoorwaarde.

De cirkel werd deze zomer sluitend gemaakt door het artikel 'Meer ketensamenwerking nodig in moderetail' door het bureau IG&H. Gepubliceerd in onder meer Retail Trends en De Telegraaf.

De moderetail heeft te maken met een krimpende markt. Hoewel de consument de vingers op de knip houdt, is er nog genoeg omzetpotentieel. Om dat aan te boren is nog meer samenwerking in de keten nodig, aldus IG&H in dit 4 pagina grote artikel. Het onderzoek van IG&H laat zien dat meer samenwerking in de keten zich onmiddellijk doorvertaalt naar euro’s. Moderetailers hebben het niet makkelijk. Waar de modebranche in 2009 en 2010 nog goed was voor een ruime vijftien miljard euro, daalde de omzet in 2011 met meer dan zes procent. Een verlies dat, met het oog op de huidige economie en kritische consument, nog niet goed gemaakt lijkt te worden in 2012 of de nabije toekomst. Brands en retailers moeten ‘zwemmen’ om het hoofd boven water te houden. Het onderzoek ‘Fashion Mirror’ van IG&H toonde aan dat de grootste kansen niet in allerlei complexe strategieaanpassingen liggen, maar verrassend dichtbij. Het beter samenwerken in de eigen waardeketen biedt enorm extra omzetpotentieel voor de partijen die deze kansen zullen grijpen.

EDI wordt gelukkig al door vele merken ondersteund. O'Neill, Garcia, Dobotex met sokken van Puma en Tommy Hilfiger, Micro Fashion met o.a. Profuomo en Crystal Trading met Sinner zijn de mooiste voorbeelden van Nederlandse leveranciers die het nieuwe samenwerken in hun praktijk al vergaand hebben doorgevoerd. Ook leveren zij hun producten 100% shop-floor-ready uit(pre-priced). Niet voor niets allen EDI klanten van FashionUnited Indicia van het eerste uur. EDI is namelijk een keiharde randvoorwaarde om genoemde kansen te kunnen benutten maar die wetenschap is bij menigeen nog niet goed doorgedrongen. De Nederlandse fashion branche loopt wat dit betreft nog ver achter bij onze oosterburen.