zondag 9 juni 2013

Subb7 als antwoord op een 'disruptive fashion market'

Dat de fashionmarkt niet meer werkt zoals in het verleden, dat hebben we al geconstateerd in het blog van 6 april jl. Maar dat er een hypersmart fashion platform aan zit te komen als antwoord op die verstoorde markt; dat zal voor menigeen nieuw zijn. Subb7 brengt de fashionmarkt langs drie assen samen in een platform waarin de consument centraal staat, lost sales voorkomen worden en  afprijzingen gereduceerd worden. Merken en (multi)brand (r)etailers vinden in Subb7 een sterk platform voor exposure, off- en online retail beleving, sales transacties en ‘last but not least’ een mechanisme om echt samen te werken in de keten; als reactie op enerzijds het succes van de verticals en anderzijds de verstoorde markt. 
De drie assen waarlangs Subb7 toegevoegde waarde gaat leveren zijn: 
  1. verticaal: samenwerking tussen merk en retailers
  2. horizontaal: samenwerking tussen retailers onderling
  3. diagonaal: offline en online optimaal combineren 
Als een consument in een winkel staat en een bepaald kleur shirt in een andere maat wil hebben, dan kan de deelnemende retailer dat artikel via Subb7 aan die consument leveren, ook al is die maat bij hem uitverkocht. Eerst wordt door Subb7 gekeken of het artikel bij de leverancier ervan nog op voorraad is. De retailer kan het dan naar keuze in zijn winkel of direct bij de consument thuis laten bezorgen. Het artikel kan desgewenst aan de kassa meteen afgerekend worden. 

Heeft de merkleverancier het betreffende artikel ook niet meer op voorraad dan kijkt Subb7 welke retailer (offline of online) het artikel in de goede kleur en maat nog wel kan leveren en komt er via Subb7 een transactie tot stand tussen de leverende retailer en de verkopende retailer. Iedereen wordt daar beter van; de consument, het merk en de beide retailers. Er wordt een lost sale voorkomen en een potentiële afprijzing vermeden.

De consument kan uiteraard ook zelf inloggen op Subb7; op de bank thuis via een tablet of in de winkel(straat) via zijn smartphone. Beleven wat merken en retailers te bieden hebben, vinden waar wat hij zoekt te verkrijgen is. Naar keuze dichtbij (via GPS), snel, of het goedkoopste; Subb7 weet en faciliteert het allemaal.  
Via data-integratie en data-uitwisseling middels EDI gaat Subb7 de productdata van alle deelnemende merken digitaal en gestructureerd vastleggen met de EAN-artikelcode en barcode als unieke sleutel. De productdata wordt door Subb7 gestandaardiseerd (kleuren, maten) en verrijkt. Ook de foto's per artikel en de commerciële webshop omschrijving worden centraal vastgelegd en gestandaardiseerd. Merken krijgen zodoende via Subb7 vat op hoe hun content bij de consument terecht komt. Multi channel branded retail en marketing derhalve. 

De productdata staat ter beschikking van de gebruikers via Subb7, maar ook voor de retailer om zijn database en kassasysteem in de winkel goed en automatisch te vullen met de EAN-codes van de merken die hij voert. Dat bespaart de retailer een hoop tijd en gedoe. Alle data is namelijk al door Subb7 gestandaardiseerd. 

Retailers die de productdata via Subb7 ook gebruiken voor opname in hun eigen systeem worden geacht hun doorverkoopcijfers dagelijks automatisch bij Subb7 aan te leveren (alles weer op basis van de EAN-code van de leverancier). Subb7 standaardiseert die doorverkoopcijfers en maakt er een benchmark van voor de aanleverende retailer. De deelnemende merken krijgen uiteraard enkel inzicht in de doorverkoop van alleen hun eigen merkartikelen. Zodoende ontstaat een win-win voor elke deelnemer. 

Subb7 legt de voorraad vast per deelnemend merk en per deelnemende retailer. Lost sales en afprijzingen als gevolg van een niet optimale afstemming tussen merken en retailers (het juiste artikel op het juiste moment op de juiste plaats tegen de juiste prijs), kosten de markt per jaar circa 5 miljard Euro in alleen Nederland (zie blog van 2 dec. 2012). Subb7 pretendeert een antwoord te hebben op deze inefficiency van de traditionele fashion markt. Een ding is zeker: het traditionele model werkt niet meer en de verticals hebben een grote voorsprong omdat zij de drie assen van Subb7 in hun eigen model al verenigd hebben. 
Subb7 heeft een global ambition, maar gaat vanuit Amsterdam eerst in Nederland van start. Voor de launch gaan gesprekken plaatsvinden met merken en retailers in het herenmode segment. De mening van wie dan ook is echter meer dan welkom. Laat u horen en geef een initiatief als dit een goede kans; we kunnen er allemaal bij gebaat zijn!




maandag 20 mei 2013

DESADV: voor logistieke sturing en procesoptimalisatie in fashion retail

Weten welke artikelen (met kleur- en maatvarianten) van welk merk voor welke winkel onderweg zijn, kunnen cross-docken, weten welke artikelen in welke zending en in welke doos of op welke pallet zitten, weten hoeveel goederen er vandaag geleverd worden, efficiënter goederen binnen kunnen melden en last but not least: automatisch facturen kunnen afvinken. Stuk voor stuk mogelijkheden voor procesoptimalisatie en kostenbesparing voor een fashionretailer met filialen, die zonder het EDI-bericht DESADV niet of niet efficiënt benut kunnen worden. 

DESADV is de afkorting van DESpatch ADVice; de elektronische variant van een pakbon, oftewel de elektronische pakbon. Het is een EDIFACT bericht voor logistieke sturing en inmiddels niet meer weg te denken in de hedendaagse fashionmarkt.

Middels dit EDI bericht worden de gegevens van een zending overgedragen. In de meest eenvoudige versie (delivery based DESADV) geeft het ERP systeem van de leverancier door aan het ERP systeem van de retailer welke artikelen (EAN-codes, GTIN's) in welke aantallen er onderweg zijn. 

Als de retailer de voorafgaande order per filiaal heeft uitgesplitst, dan kan hij een DESADV per order en per deellevering verwachten. Het voordeel daarvan is dat de retailer de goederen in zijn centraal magazijn niet meer hoeft te sorteren per filiaal. Als de goederen al geprijsd zijn door de leverancier, dan kan in het centraal magazijn van de retailer cross-docking worden toegepast (levering aan een centraal magazijn van de retailer, maar al wel verpakt per filiaal). De leverancier weet daarmee welke goederen voor welk filiaal bestemd zijn en de retailer heeft beduidend minder handelingskosten. 

In de fashionbranche zien we met de invoering van EDI een duidelijke trend van traditioneel bulkleveringen, via cross-dock leveringen naar uiteindelijk ook steeds meer directe leveringen, rechtstreeks aan de filialen. Directe leveringen zien we steeds als eerste worden toegepast voor de NOS artikelen die volgens het 'automated replenishment' principe, periodiek en automatisch via EDI worden bijbesteld. Steeds meer fashionretailers streven naar snelheid en willen hun centraal magazijn overslaan. Deze trend zien we bijvoorbeeld bij Van Vuuren damesmode, Van Uffelen, de Bijenkorf, Hout-Brox, Maison de Bonneterie, Van Oorschot, Topshelf. Leveranciers die hun goederen shop-floor-ready aan kunnen leveren (voorzien van barcode en prijs) bieden daarmee veel toegevoegde waarde voor deze retailers. Dit alles scheelt veel tijd en geld voor de retailer en komt de 'time-to-shopfloor' ten goede, hetgeen ook van belang is voor de leverancier. 

Als er een logistieke dienstverlener (LSP) bij de opslag en het transport is betrokken, dan kan het bericht ook door deze logistieke dienstverlener verstuurd worden (namens de leverancier) naar de retailer. En stuurt de leverancier goederen naar de logistieke dienstverlener, dan kan de leverancier dit aankondigen door zo'n bericht naar de logistieke dienstverlener te sturen. Met de LSP's kunnen er ook nog andere logistieke berichten worden ingezet (IFTMIN en IFTMAN bijvoorbeeld).

De package based DESADV is de meest uitgebreide variant van de elektronische pakbon en wint aan terrein ten opzichte van de delivery based DESADV. In deze uitgebreide variant staan ook gegevens per omverpakking (pallet, doos, krat, stang), zoals de SSCC codes, alle producten (EAN, GTIN) die in die omverpakking zitten, met de daarbij behorende bestemmingsgegevens (voor welke winkel is deze omverpakking bestemd). SSCC staat voor Serial Shipment Container Code en bevat de wereldwijd unieke identificatie van een omverpakking. SSCC-codes zijn in reeksen te verkrijgen bij GS1 en worden op de omverpakking weergegeven in een 18-cijferig getal met een EAN-128 barcode. Daartoe kan het ‘GS1 logistics label’ gebruikt worden:


De delivery based DESADV geeft per SSCC-code aan welke SKU's (EAN, GTIN) in welke aantallen in die omverpakking zitten. In de food markt wordt met de SSCC-code een pallet met allemaal dezelfde artikelen aangeduid. In de fashionmarkt heeft de SSCC-code meestal betrekking op een doos met een variatie van kledingstukken in verschillende modellen, kleuren en maten.

De DESADV kan ook een belangrijke rol spelen bij het vergaand automatiseren van de factuurcontrole. Waar per factuur traditioneel de bijbehorende order opgezocht diende te worden, kan met de inzet van de EDI berichten ORDRSP (inkoopprijs per stuk), DESADAV (feitelijke ontvangst) en INVOIC (hetgeen gefactureerd is) het gehele proces van invoer en controle van de facturen geautomatiseerd worden. Daarover meer in volgend blog over het EDI-bericht INVOIC. 

De voordelen van het EDI-bericht DESADV nog even op een rij:
  • de verzender kondigt de zending aan (kan zelfs tijdstip in worden vermeld);
  • de ontvanger kan gegevens als checken voordat de goederen arriveren (zo nodig al weigeren voordat het transport op pad is);
  • de ontvanger kan processen al voor de ontvangst voorbereiden;
  • cross-docking wordt mogelijk;
  • goederen komen eerder beschikbaar op de winkelvloer (verkorting van de time-to-shopfloor);
  • tracking & tracing komt binnen handbereik (middels SSCC-codes tot op het niveau van de omverpakking);
  • automatische controle van facturen komt binnen handbereik. 

zaterdag 6 april 2013

Help; het model werkt niet meer!?!



De vanzelfsprekendheden uit het (rustige) verleden werken niet meer in het stormachtige heden. De groei is stilgevallen, de handel krimpt, voorraden raken niet of tegen een veel te lage marge verkocht en er worden ook nog eens meer eisen aan de executie gesteld (het wordt alsmaar complexer). De traditionele business modellen waarin het makkelijk geld verdienen was, die werken dus niet meer. Deze situatie is niet nieuw en de oude riante situatie zal zeker niet terugkeren; niet bij beter weer, maar ook niet bij een uit het dal kruipende economie.


We moeten eindelijk wakker worden en ons beseffen dat de structuur van de traditionele modebranche om moet. Juist deze roerige tijd biedt ons de kans om die verandering in een versneld tempo alsnog vorm te geven. 'Alsnog' omdat we al veel te lang op onze lauweren hebben gerust. De verticals zitten al langer in de goede flow, sommige anderen hebben tijdig hun business modellen aan kunnen passen, bij de meesten begint nu pas het besef door te dringen dat er echt veranderd moet worden en de rest is veel te laat en daardoor kansloos. We moeten opnieuw en anders denken over de structuur van onze branche en over de herinrichting van onze business modellen. Daarbij moeten de heilige huisjes volledig losgelaten worden zodat er richting een nieuwe toekomst gestuurd kan gaan worden, waar nadrukkelijk ook plaats is voor de multibrand retailer 'new style'.

Merken en retailers staan daarbij samen ten dienste van de veranderende consument. Gemak en beleving met een grensvervaging tussen online, offline en mobile zijn daarbij belangrijke ingrediënten. Alleen door intelligente inzet van technologie ten behoeve van samenwerking op alle fronten kan de noodzakelijke branchebrede verandering nog tijdig tot stand worden gebracht: zowel verticaal (merken met retailers), als horizontaal (merken onderling en retailers onderling), als ook functioneel (offline, online en mobile).

maandag 1 april 2013

[english] EDI in fashion in optima forma (case: Coster Retail)


Supply chain collaboration may not function properly without EDI. EDI exists in many forms, the one better than the other. The best example of EDI in Dutch fashion retail is the retail company called Gebrs Coster, based in Capelle aan den IJssel. A not for everyone known business name, but a super-efficient retail operation with multiple mono brand formulas, but also a duo brand formula.

Coster retail operates besides its unique duo brand retail formula many franchise shops of the brands: Dockers, G-Star RAW, Denim & Supply by Ralph Lauren and Adidas. The in 2011 started duo brand retail concept is called CTC ColourToColour, in which one half of the store is G-Star RAW and the other half of the store is Adidas Originals. The middle part is a common space for service (fit, checkout, combined presentations).


Coster is an originally Rotterdam based family owned retail business with a rich history. Started as multi brand formula ‘Coster for father and son’ and later grown as a franchisee of Levi's and Dockers,  Coster retail made a few years ago a structural turnaround towards intensive cooperation with a number of brands.


Supply chain collaboration and focus on a far-reaching efficiency of operations are the key words of the success of this retail organization. The very limited amount of overhead people working at Coster and operating such a large number of shops is unprecedented in the world of fashion retail companies. To achieve this great results, Coster decided to work only with brands that strongly believe in supply chain collaboration and who can support business processes between the brand owner and retailer for 100% via EDI. For clarity Coster buys at their own risk and expense to the brands and therefore has the same processes as a traditional multi brand retailer.

The seasonal collection orders are agreed upon in the showrooms of the brands. The brands deliver the order confirmations digitally via the EDI message ORDRSP per branch, accompanied by a PRICAT message including the EAN/UPC codes and suggested retail price therein. Coster doesn’t need to manually enter orders and product data anymore, resulting in huge time (and cost) savings, less errors and a much faster data and product availability.
By the time the new collections are ready to dispatch to the retailer, the brand owner sends an EDI delivery note (DESADV) to the retail system of Coster, per branch stating the amount per SKU (EAN/UPC) to be delivered.  The retail system of Coster (PFA from ProFashionAll) therefore knows what is going to be received. Upon delivery of the goods in the store or in the central warehouse, the goods are scanned and an automated comparison is made with the DESADV already in the system. Deviations, if any, are determined automatically and registered in PFA on detail level. Coster saves a lot of time, money and manpower. The main advantages are significantly reduced time-to-shop floor (average 4 days earlier on the shop floor) as well as to grow in the number of stores, without the capacity of the central warehouse and head office needs to be expanded.

The dispatch of the goods is the trigger for the supplier to send the invoice. This process is also 100% handled digitally via EDI (INVOIC). With a twofold advantage. Coster retail doesn’t need to book invoices in its financial system (Finall of Bison software) any more. Even more important is the invoice verification, which can be done fully automated. The retail management system PFA already knows what EAN codes are ordered, for which purchase price (ORDRSP) and the exact quantities received per EAN code in which branch (DESADV). The numbers actually received by barcode (scanned on entry) are stored in a database matching (FactMatch from Bizon Software). The numbers and amounts invoiced by EAN code are also written to FactMatch. Then FactMatch produces a list with the discrepancies between invoiced EAN’s and actually received EAN’s including (amount and price). Deliveries and invoices are automatically checked correct, approved and paid. This method is highly efficient and provides a tremendous decrease of workload.

EDI also makes replenishment of the basics very efficient. In their stock system (PFA) COSTER entered a minimum and maximum stock level of the basics both for each branch and for each EAN code. PDF will calculate periodically which EAN code, in which amounts for which branches are needed to be reordered and will hereby create a matching EDI order (ORDERS message). At the suppliers these electronic orders will be processed automatically and with priority and therefor will be replenished within 2 days at each branch. These will be followed by DESADV and INVOIC messages and in this way the delivery, billing and control can take place very efficient! With this replenishment procedure the lower actual minimum supply as well as the lower lost sales, are very important victory points.

For the handling of all their EDI traffic, Coster retail uses the dedicated EDI solution eBiss/eGate, provided, delivered and supported by FashionUniteted Indicia. Therefor Coster also exchanges EDI messages with G-star RAW, both in EDIFACT and in XML format. With eBiss Coster has a lot of  flexibility within their own organization regarding EDI.

“Without our migration from our FUI’s MessagingCentre towards eBiss/eGate our business never could have been this efficient” says Klaas Both, chief controller of Coster retail.


zaterdag 23 maart 2013

ORDRSP: een kwestie van timing

De ORDRSP (ORDer ReSPonse) is het EDI bericht waarmee de leverancier een in zijn (ERP) systeem ingevoerde order kenbaar maakt aan het systeem van een retailer (de administratieve orderbevestiging). Het niet meer hoeven in te voeren van de voororders is de belangrijkste functie en dit bericht. Over dit bericht bestaat de nodige spraakverwarring met betrekking tot functie, juridische status en timing. In dit blog zal ik duidelijkheid proberen te scheppen in elk van die aspecten.

In het fashion voororder proces gaan we er vanuit dat de retailer een order plaatst op een beurs of van een monstercollectie die hij of zij nog niet eerder gezien heeft (face-to-face). De artikelen zijn op dat moment in ieder geval nog niet bekend in het systeem van de retailer. In een later blog behandel ik het EDI bericht ORDERS dat voor nabestellingen wordt gebruikt.


De ORDRSP komt het beste tot z'n recht indien de retailer bij de inkoop de order uit kan splitsen over de filialen (indien een filiaalbedrijf) en als de leverancier de ORDRSP aan kan leveren binnen 48 uur na de vastlegging van die order(s) in zijn systeem. De leverancier dient bij elke ORDRSP een PRICAT (zie blog 27 januari 2013) aan te leveren, met daarin minimaal alle EAN-codes (GTIN's) die in de ORDRSP voorkomen. Op basis van de binnenkomende PRICAT + ORDRSP kan het retailsysteem de nieuwe artikelen aanmaken op artikel/kleur/maat-niveau en de voororder per filiaal creëren. Dat alles met de coderingen die de leverancier aanlevert en ook zo op het consumentenlabel staan (inclusief de barcode van de leverancier). Zodoende hoeft de retailer de orders van de steeds weer wisselende collecties niet meer in te voeren en ligt de order in zijn systeem net zo vast als in het systeem van de leverancier (zelfde prijzen, zelfde identificatie, zelfde coderingen, zelfde locatie). Leveranciers die de ORDRSP niet of pas heel kort voor de uitlevering aanleveren dienen zich te realiseren dat de retailer zo vlak voor de start van zijn of haar verkoopseizoen een piekbelasting heeft (ontvangst goederen) waarin minder tijd beschikbaar is om data te controleren en waar nodig te verrijken. Sommige retailers zullen daardoor geneigd zijn zelf de data in te voeren met als consequentie dat de latere terugkoppeling van de doorverkoopcijfers niet op basis van de leverancierscoderingen plaats gaat vinden. 

De functie van de ORDRSP is meestal het kenbaar maken van hoe een order voor een retailer in het systeem van de leverancier initieel is vastgelegd. Voor die functie wordt functiecode 46 in kop van het ORDRSP bericht meegegeven. Qua juridische status is dat EDI-bericht daarmee niet anders dan de orderbevestiging die de retailer na het showroombezoek van de leverancier op papier mee krijgt. Het is een intentie tot levering, maar met code 46 erin, nadrukkelijk geen verplichting tot levering. Sommige leveranciers hanteren het argument dat zij geen ORDRSP per EDI aan willen leveren omdat zij daarmee een productie- en leververplichting aan zouden gaan. Dat is dus een oneigenlijk argument zolang code 46 in de ORDSRP wordt meegegeven. Er bestaan andere codes voor wijzigingen en een definitieve bevestiging van een uit te leveren order.



In de orderkop staan de orderdatum en het unieke ordernummer van de leverancier, alsmede de locatie waarnaar de order gestuurd gaat worden (in EDI termen de Delivery Party, DP); dat is meestal een distributie centrum of een winkel. En het overeengekomen levermoment. Indien de retailer bij de inkoop de filiaalverdeling heeft aangegeven, dan staat in de orderkop ook de winkel waarvoor die goederen ingekocht zijn (in EDI termen de Ultimate Consignee, UC); ook al worden de goederen prepacked per winkel naar een distributie centrum gestuurd (cross dock). In de onderliggende orderregels staat de artikelinformatie: de EAN-code van het artikel, het aantal bestelde stuks van dat artikel en de overeengekomen inkoopprijs per artikel.

In het document de 11 winstpunten van EDI, staat de flow van de meest gangbare EDI berichten in fashion nader uiteengezet. Met de informatie uit de ORDRSP (prijzen en aantallen) kan de 'in nota' positie automatisch worden bijgewerkt. De inkoopprijs uit de ORDRSP kan tevens als input dienen voor een geautomatiseerde factuurcontrole, waarover meer bij de behandeling van het EDI factuurbericht (INVOIC).

Nagenoeg alle leveranciers die EDI doen, kunnen ook het EDI bericht ORDRSP aanleveren. Een uitzondering is de Deense volume leverancier Bestseller met merken als ONLY, Vero Moda en Jack&Jones. Bestseller begint het EDI proces pas bij het moment van leveren; met een PRICAT en een DESADV. Dat is ook werkbaar en handig omdat daarmee van alle geleverde goederen de juiste productinformatie elektronisch binnenkomt inclusief de EAN codes van alle geleverde artikelen. Daarmee kan de retailer de prijskaartjes van Bestseller in zijn/haar winkel gebruiken.

Het ORDRSP bericht is voor veel retailers belangrijk en handig, met name voor de periode tussen de inkoop en de feitelijke levering, welke periode in de fashionmarkt al snel 4 of 5 maanden kan beslaan. Door een tijdige en juiste aanlevering van de ORDRSP heeft de leverancier een beter kans op het verkrijgen van goede doorverkoopcijfers en naorders - voor wat hoort wat -

maandag 25 februari 2013

EDI in fashion retail in optima forma (case: Gebrs Coster bv)

Ketensamenwerking kan zonder EDI niet goed functioneren. EDI bestaat er in vele verschijningsvormen; de ene beter dan de andere. Het mooiste voorbeeld van EDI in de Nederlandse fashion retail is in mijn ogen Gebrs Coster bv uit Capelle aan den IJssel. Een niet voor iedereen bekende bedrijfsnaam, maar een oh zo efficiënte retailoperatie met meerdere monobrand, maar ook een duobrand formule.

Gebrs Coster bv exploiteert een unieke duobrand retailformule, alsmede monobrand formules op franchise basis van de merken: G-Star RAW, Denim & Supply by Ralph Lauren, Dockers, Petrol en Adidas. Het in 2011 gestartte duobrand retailconcept heeft de naam CTC ColourToColour, waarin de ene helft van de winkel uit 100% G-Star RAW bestaat, de andere helft van de winkel uit 100% adidas Originals en het middenstuk als gemeenschappelijke service ruimte fungeert (passen, afrekenen, gecombineerde presentatie).



Gebrs Coster bv is een van oorsprong Rotterdams familiebedrijf met een rijke historie. Begonnen met de multibrand formule 'Coster voor vader en zoon' en later groot geworden als franchisenemer van Levi's en Dockers, heeft Gebrs Coster enkele jaren geleden een structurele omslag gemaakt naar intensieve samenwerking met een beperkt aantal merken.

Ketensamenwerking, focus en een ver doorgevoerde efficiency van de bedrijfsvoering zijn de kernwoorden van het succes van deze retailorganisatie. De zeer beperkte hoeveelheid mensen waarmee Gebrs Coster bv een dermate groot aantal winkels aan kan sturen is ongekend in de wereld van centraal geleide modische filiaalbedrijven. Gebrs Coster bv werkt alleen nog maar samen met merken die sterk geloven in ketensamenwerking en de processen tussen brandowner en retailer voor 100% middels EDI kunnen ondersteunen. Voor alle duidelijkheid: Gebrs Coster bv koopt zelf voor eigen rekening en risico in bij de merken en heeft daardoor met dezelfde processen te maken als een traditionele multibrand retailer.

De collectie orders worden per filiaal uitgesplitst geschreven in de showroom van de merken. De merken leveren de orderbevestigingen digitaal aan middels het EDI bericht ORDRSP per filiaal, vergezeld van een bijbehorend PRICAT bericht met onder meer de adviesverkoopprijs daarin. Gebrs Coster voert geen collectie orders meer in en ook geen product data. Tijdbesparing: 100%, alsmede veel minder fouten en een veel snellere databeschikbaarheid.

Tegen de tijd dat de nieuwe collecties geproduceerd zijn, levert de merkleverancier die conform de initiële order direct af bij het juiste filiaal. Voordat de goederen daar ontvangen worden, heeft de merkleverancier per EDI al een pakbon (DESADV) per vestiging aangeleverd, waarin precies per EAN-code vermeld staat hoeveel stuks er per filiaal afgeleverd gaan worden. Het voorraadsysteem van Gebrs Coster bv (ProFashionAll van PFA) weet zodoende wat er ontvangen gaat worden. Bij de aflevering in de winkel worden de goederen ingescand waarna automatische vergelijking plaatsvindt met de DESADV. Eventuele afwijkingen worden op deze manier automatisch vastgesteld. Gebrs Coster bv bespaart hiermee enorm veel tijd, geld en mankracht. De belangrijkste pluspunten zijn een aanzienlijk verkorte time-to-shopfloor (gemiddeld 4 dagen eerder op de winkelvloer), alsmede door te kunnen groeien in het aantal filialen, zonder dat de capaciteit van het centraal magazijn uitgebreid hoeft te worden.

De uitlevering van de goederen is de trigger voor de leverancier om ook de factuur te versturen. Ook deze wordt 100% aangeleverd via EDI (INVOIC), met een tweeledig voordeel. Gebrs Coster bv hoeft geen facturen meer in te boeken in haar financieel systeem (Finall van Bizon Software), maar nog belangrijker: de factuurcontrole kan volledig automatisch plaatsvinden. Het voorraadsysteem weet immers al welke EAN-codes besteld zijn, wat die mogen kosten (ORDRSP) en welke EAN-codes in welke aantallen, voor welke filialen, geleverd zijn (DESADV). De feitelijk ontvangen aantallen per EAN-code (ingescand bij binnenkomst) worden weggeschreven in een afstemmingsdatabase (FactMatch van Bizon Software). De gefactureerde aantallen en bedragen per EAN-code worden ook weggeschreven naar FactMatch, waarna FactMatch een verschillenlijst kan genereren van de discrepantie op EAN-level van aantallen en prijzen. Leveringen en facturen die kloppen worden automatisch gecontroleerd, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Deze methodiek werkt zeer efficiënt en levert een enorme besparing op in manuren.



Elke gerealiseerde verkoop wordt dagelijks automatisch via EDI (SLSRPT) kenbaar gemaakt aan de leverancier. Daarnaast ontvangt elke leverancier eens per week een update van de actuele voorraadstand per EAN-code, per filiaal (INVRPT). De leverancier kan zodoende tot op het diepste niveau mee monitoren hoe de business verloopt. Deze informatie-uitwisseling is de basis voor daadwerkelijke ketensamenwerking: meten=weten, vermenigvuldigen kan niet zonder delen. Onderling vertrouwen en elkaar het beste gunnen zijn de overige randvoorwaarden voor een daadwerkelijke win-win situatie.

Ook de herbevoorrading van de basics is heel effectief geregeld middels EDI. Gebrs Coster bv heeft van de NOOS-artikelen per filiaal en per EAN-code een minimum en maximum voorraad ingegeven in haar voorraadsysteem (PFA). PFA berekent zodoende periodiek welke EAN-codes in welke aantallen voor welke filialen nabesteld dienen te worden en creëert daar een EDI order bericht van (ORDERS). Deze elektronische orders worden automatisch en met voorrang bij de leverancier verwerkt, waardoor er binnen twee dagen nageleverd kan worden op filiaalniveau. Ook daarvan volgen DESADV en INVOIC berichten, waardoor zowel de levering als de facturatie en de controle zeer efficiënt plaats kunnen vinden. In dit replenishement proces zijn de lager benodigde feitelijke voorraad alsmede de verminderde lost sales de belangrijkste winstpunten.

Voor de afhandeling van al haar EDI verkeer maakt Gebrs Coster bv gebruik van de dedicated EDI oplossing eBiss / eGate, geleverd en gesupport door FashionUnited Indicia. Gebrs Coster doet daarmee ook EDI met G-Star RAW, zowel in EDIFACT als in XML forrmaten. Met eBiss heeft Gebrs Coster bv veel flexibiliteit in eigen huis. Zonder de migratie twee jaar terug van het MessagingCenter naar eBiss/eGate had de bedrijfsvoering van Gebrs Coster bv nooit zo effecient kunnen zijn, aldus Klaas Both, de controller van Gebrs Coster bv.

zondag 27 januari 2013

PRICAT: het meest belangrijke EDI bericht in fashion

De PRIceCATalog is het verbindende bericht voor alle EDI berichten in de elektronische samenwerking tussen brandowner en retailer in fashion. De PRICAT fungeert daarmee als onmisbare basis voor het efficiënt en effectief kunnen inrichten van de business modellen voor-order, na-order, vendor managed inventory (VMI), concession en conseignment. Deze keer een (overigens niet technische) verhandeling over het belang het PRICAT bericht, in een reeks over de meest toegepaste EDI berichten in fashion.

Als het PRICAT bericht niet van meet af aan wordt ingezet door brandowner en retailer, dan mag de brandowner ook niet verwachten dat hij een nauwkeurige, correcte, identificeerbare en geautomatiseerde rapportage vanaf de winkelvloer ontvangt. Het PRICAT bericht vormt daarmee de basis voor ketensamenwerking.
De primaire functie van het PRICAT bericht is: het overbrengen van gedetailleerde product- inclusief prijsinformatie van het ERP systeem van de brandowner naar het ERP systeem (en de kassa) van de retailer of naar tussenliggende schakels in de keten (vervoerder, LSP, groothandel, importeur, franchisegever, RSO). De brandowner dient elk nieuw artikel, maar ook elk gewijzigd artikel (prijs, kenmerk, verpakkingseenheid) in een PRICAT-bericht kenbaar te maken. De EAN artikel code is daarin de unieke sleutel. De officiele benaming daarvan is GTIN: Global Trade Indentification Number welke uit 13 of 14 posities bestaat en wereldwijd uniek is. De GTIN wordt door de brandowner toegekend aan elk artikel op het niveau: artikel/kleur/maat. Op de fysieke producten staat de 13-cijferige artikelcode tevens afgebeeld als EAN-13 barcode, waarmee dit product geïdentificeerd kan worden in de gehele supply chain, nog belangrijker: ingescand kan worden aan de kassa van de retailer.

Het aantal artikelgegevens in fashion stijgt nog steeds explosief en veel heftiger dan bij bijvoorbeeld supermarkten. Dit heeft een aantal oorzaken:
> De assortimenten worden steeds groter en er komen steeds meer merken bij (niche marketing).
> Een fashionartikel wordt in tot wel 4 dimensies vastgelegd ter identificatie (model x kleur x maat x submaat) waarmee het aantal SKU's (stock keeping units) exponentieel toeneemt. Op de kassa en in de webshop dienen al die afzonderlijke variaties automatisch en foutloos herkend te worden.
> De life cycle van fashion producten is veel korter dan voorheen. De merken leveren een modisch product traditioneel al niet langer dan een seizoen (half jaar) maar onder aanvoering van de verticals als Zara, komen er inmiddels 4, 6 of zelfs 12 collecties per jaar uit (fast fashion), waarmee het aantal unieke EAN-artikelnummers explosief toeneemt.
> Het aantal gegevens dat per artikel geregistreerd wordt neemt toe. Vijftig velden per product is geen uitzondering; dit verschilt echter per retailer en per brandowner. Het gaat tenslotte niet alleen om herkenning, maar ook om het efficiënter maken van de achterliggende administratieve verwerking (order, levering, factuur en steeds belangrijker: de terugkoppeling van de detailontwikkelingen op de winkelvloer).
> De standaardisatie-eisen nemen toe, omdat producten ook op de specificaties vergeleken moeten kunnen worden in productvergelijkers (websites) per productcategorie.
> Aangezien in veel indirecte verkoopkanalen de marges zwaar onder druk staan, neemt ook de behoefte aan kostenefficiëntie en standaardisatie van catalogusuitwisselingsformaten toe.
Alle gegevens van alle artikelvarianten, die steeds weer wisselen, moeten door de hele supply chain gecommuniceerd worden. Omdat het aantal gegevens zo groot is, is een fout snel gemaakt. Fouten in deze communicatie kosten relatief veel geld en ergernis (aan de kassa). Daarom wordt steeds meer gekozen voor het elektronisch communiceren, bijvoorbeeld met behulp van het PRICAT-bericht dat binnen de EDI-standaard (EANCOM) gedefinieerd wordt. In de Europese fashionmarkt wordt PRICAT al goed toegepast voor bovenkleding, bodyfashion, sportswear, sportschoenen en sportartikelen en inmiddels ook steeds meer voor gewone schoenen. Product Data Management (PDM) kan middels de inzet van het PRICAT bericht veel efficiënter en nauwkeuriger plaatsvinden dan handmatig. Degenen die daar nu nog geen gebruik van maken kunnen dienen zich achter de oren te krabben. Uitstellen betekent in dit geval langer aanmodderen met uiteindelijk hogere kosten.

Zoals gezegd vormt het PRICAT bericht het verbindende bericht van alle andere EDI berichten. In die andere berichten (orders, pakbonnen en doorverkoopcijfers bijvoorbeeld) worden de identificatie van het artikel beperkt tot de EAN-artikelcode. De style, kleur, maat en seizoenscode komen daar niet meer in voor, maar zijn slechts te herleiden door de link van de EAN artikelcode naar het bijbehorende PRICAT informatie. Dat is nu eenmaal zo bepaald in de EANCOM standaard. In het blog van 2 oktober 2012 is het belang van EDI en de flow van de EDI berichten in fashion aangetoond en nader uiteengezet. De 11 winstpunten van EDI in fashion zijn hier na te lezen.

De PRICAT bevat alle statische stamdata die tot een artikel behoren. Dat is niet alleen beperkt tot de adviesverkoopprijs en de identificatie van het artikel (EAN artikelcode, artikelnummer, kleur, maat plus eventuele submaat), maar bevat ook de artikelomschrijving, de kleuromschrijving, de leveranciersartikelgroep, de seizoensaanduiding, de materiaalaanduiding en dergelijke. Dat zijn met name leverancier specifieke kenmerken. Bij voorkeur zijn daarnaast ook branche-aanduidingen toegevoegd in de PRICAT. De belangrijkste daarvan is de branche-codering voor artikelgroepen. Wel zo handig voor de geautomatiseerde herkenning en verwerking aan de kant van de ontvangende retailer. Er zijn verschillende standaardcoderingen voor artikelgroepen in omloop. De belangrijkste daarvan is de DTB-codering voor kleding en de FEDAS-codering voor sport. In de schoenenmarkt wordt nogal een s gebruik gemaakt van de EAS-codering.

De opbouw van de PRICAT kent grofweg drie varianten: een PRICAT met alle varianten van een nieuwe collectie (de assortiments PRICAT; ook wel full PRICAT genoemd), een PRICAT met alle varianten die door de retailer besteld zijn in een voor-order traject (de order gerelateerde PRICAT) en een PRICAT met alle varianten die gepicked en gepacked zijn voor uitlevering (de pakbon gerelateerde PRICAT). Van belang is te realiseren dat een PRICAT geen aantallen bevat. De georderde aantallen zijn terug te vinden in het ORDRPS-bericht en de te verzenden aantallen zijn terug te vinden in het DESADV-bericht. Daarover in een later blog meer.
Een goede verwerking van de PRICAT aan de kant van de retailer is cruciaal voor het terug kunnen verwachten van juiste informatie over hetgeen er op de winkelvloer van de businesspartner plaats vindt. Een correcte, tijdige en volledige aanlevering van de PRICAT is daarmee randvoorwaardelijk voor het opbouwen en uitbouwen van een effectieve ketensamenwerking tussen brandowner en retailer.

Produkt en prijsinformatie wordt in plaats van via een EDIFACT bericht ook wel uitgewisseld via een Excel-bestand, een CSV-bestand, een XML-file of als een PDF-bestand. Het nadeel van de EDIFACT variant is dat die door het menselijk ook nauwelijks gelezen en begrepen kan worden, maar daar staat tegenover dat dit de enige variant is die one-to-many + handsfree + geautomatiseerd door de ontvangende partners ingelezen en verwerkt kan worden. De PDF-variant ziet er mooi uit, maar moet handmatig overgetikt worden; de Excel-variant lijkt handig maar is onoverzichtelijk bij grote betanden en foutgevoelig vanwege de menselijke tussenkomst; de CSV en XML varianten zijn flexibeler, maar minder eenduidig gedefinieerd.

Voorbeeld uit de dagelijkse praktijk: de vele leveranciers die een concession business bij V&D zijn aangegaan, moeten het EDIFACT PRICAT bericht aanleveren en vullen daarmee de kassa's inclusief de prijswijzigingen tijden het Prijzen Circus. De barcodes op de artikelen van die leveranciers kunnen zodoende op elke V&D kassa ingescand worden, waarna de prijs uit het PRICAT-bericht op de kassa verschijnt. Die leveranciers krijgen dagelijks een EDIFACT SLSRPT vanuit elk filiaal, met de gerealiseerd verkoopprijs per EAN-artikelcode. Op basis daarvan vindt vervolgens de financiële afrekening plaats tussen V&D en de betreffende leverancier. FashionUnited Indicia faciliteert dit soort processen voor vele partijen. Vraag gerust naar de randvoorwaarden.

Al met al de moeite waard om veel aandacht te schenken aan een goede opbouw en verwerking van het EDI-PRICAT-bericht; ook in geval van het traditionle voor-order en na-order businessmodel. Daarvan pluk je verderop in het proces grote voordelen.

donderdag 10 januari 2013

EDI tools: dedicated versus 'in the cloud'

In het eerste blog uit deze reeks ben ik uitgebreid ingegaan op het nut en de noodzaak van ketendigitalisering om tot een betere ketensamenwerking in fashion te kunnen komen. In de latere blogs is dat thema langs verschillende invalshoeken belicht. De in te zetten tools heb ik daarbij steeds vermeden. Ik praat namelijk liever over de business dan over de onderliggende techniek. Zonder het onnodig complex te maken, deze keer toch een kijkje onder de motorkap, want de keuze voor de motor bepaalt mede de mogelijkheden.

FashionUnited Indicia levert als facilitator voor ketensamenwerking twee technische oplossingen. eBiss komt beter tot zijn recht in situaties waarbij elektronische samenwerking van strategisch belang is dan wel waarbij de aard van de business relaties tot een grotere complexiteit leiden. Er is sprake van een strategisch belang in geval van consignment, concession of vendor managed inventory als business model. Daarbij is de herbevoorrading van de goederen namelijk afhankelijk van de informatie die door de retailer vanaf de winkelvloer via EDI aan de leverancier wordt doorgespeeld. Van een grotere complexiteit is sprake indien de business partner (leverancier dan wel retailer) eisen stelt welke afwijken van de gebruikelijke standaarden. Voorbeelden daarvan zijn G-Star als leverancier en de buitenlandse departement stores als El Corte Ingles, Selfridges, Lafayette en Macy's. Zo heeft onze klant Gebr.Coster, mede dankzij de overstap van MessgingCenter naar eBiss, met ook G-Star EDI kunnen opzetten.

Het MessagingCenter is een door ons ontwikkelde, in the cloud draaiende many-to-many oplossing. Elke aangesloten partij heeft een eigen inhouse koppeling met het MessagingCenter dat ergens op het internet draait; 'in the cloud' dus. In het MessagingCenter wordt elk bericht twee keer vertaald. Eerst van het formaat van de aanleverende partij naar onze XML standaard en vervolgens van onze XML standaard naar het specifieke formaat van de ontvangende partij. Zodoende heeft elke partij 1 koppeling en kan daarmee in principe met elke andere aangesloten partij EDI berichten uitwisselen. Krachtig is dat elke partij voor zijn eigen formaat kan kiezen (hoofdstromen: EDIFACT, XML en CSV) en zijn eigen communicatiekanaal (FTP, SFTP, SMTP, X.400, AS/2, ...) zonder dat zijn business partner daar rekening mee hoeft te houden. Door het MessagingCenter als tussenschakel worden die verschillen namelijk overbrugt. Een ander voordeel van het MessagingCenter is de relatief lage prijs om er gebruik van te maken (ask me for your special price). Dat is inherent aan een many-to-many 'in the cloud' oplossing. De complexiteit in het MessagingCenter is echter groot; het draait als radertjes precies mooi in elkaar, maar zodra een partij iets verandert, bestaat het risico dat het ergens anders niet meer goed of zelfs vast loopt. Het gebrek aan flexibiliteit is daarmee het grootste nadeel van het MessagingCenter.

Flexibiliteit is daarentegen de grote kracht van de dedicated oplossing: eBiss. Dat is een one-to-many oplossing. En daarmee optimaal in te richten en af te stemmen op de specifieke behoeften van de licentienemer en zijn business partners. eBiss communiceert aan de ene kant via een inhouse koppeling met het in gebruik zijnde ERP systeem van onze klant (retailer of leverancier). Richting de business partners lopen de berichten via eGate van Pranke. Het eGate netwerk is het grootste EDI netwerk voor fashion (kleding, schoenen en sport) in Europa. Omdat elke eBiss speciaal is ingericht voor die ene klant, kan daarbij rekening gehouden worden met specifieke eisen en wensen van zijn/haar business partners. De klant kan mappingen en instellingen zelf aanpassen en zodoende de EDI-processen zelf monitoren, beheren en naar behoefte fine-tunen.

eBiss is eigenlijk de middleware (schakel) tussen het eigen ERP en de ERP systemen van business partners, maar wordt ook steeds vaker ingezet als middleware tussen diverse applicaties (ERP, Excel, BI-tools, webshops, klantsystemen) binnen een organisatie. Daarover in een volgend blog meer. Enkele referenties van eBiss zijn: Brova HoutBrox, Maison de Bonneterie, McGregor Fashion Group, Berden, Van Tilburg, Gebr.Coster, Garcia, State of Art, Dobotex, Frontrunner, SKM, Marlies Dekkers. Velen van hen werkten voorheen via het MessagingCenter.