Samenwerkingsstrategieën met multibrand fashion retailers – tijdens en na de crisis

aMSTERDAM, 23 MAART 2020

Meld u nu aan voor een digitale EDI & VMI-in-fashion-workshop, teneinde straks versterkt uit de crisis te kunnen komen.

We leven in de bizarre tijden van het oprukkende Covid-19 virus. Met algehele winkelsluitingen in steeds meer landen hetgeen hier nu op individueel retailer niveau ook al navolging krijgt. Met mediakoppen voor nonfood retail als: ‘Volledig seizoen valt weg’ en ‘Coronavirus kost de luxesector tot 40 miljard euro in 2020’. Ieders gezondheid gaat natuurlijk boven alles, maar bedrijfsmatig is het ook zeer zorgelijk. Hoe lang deze crisis gaat duren is moeilijk te voorspellen. We dienen er echter rekening mee te houden dat de realiteit na de crisis niet meer hetzelfde is als daarvoor. Alleen vertrouwen op het tijdelijk vangnet van de overheid biedt geen structurele oplossing. We moeten deze tijd als bezinning gebruiken. Bezinning op wat we deden, hoe we nu met de ontstane situatie omgaan en hoe we straks verder willen, ofwel hoe we ons aan gaan passen. Dit blog gaat over de voorziene samenwerking tussen multibrand fashionretailers en hun toeleveranciers (fashionmerken) in die context.

Moderetail ziet zwarte sneeuw: ‘Volledig seizoen valt weg’. De modesector is een van de hardst getroffen sectoren door de coronacrisis, zo berekende Moody’s. In de kledingwinkels blijft de lentecollectie achter gesloten deuren hangen, terwijl leveringen niet doorgaan en/of er geen geld is voor de najaarsbestellingen, aldus een artikel van 20 maart op www.retaildetail.nl. Ronduit heftig.

Personal shopping sessies, flinke afprijzingen en creatieve acties kunnen op korte termijn wellicht nog ‘wat geld in het laatje brengen’, maar we moeten ook voorsorteren op de nieuwe realiteit na de crisis: minder fysiek contact, minder reizen, minder beurzen, meer digitaal. Winkels zullen nooit verdwijnen; de manier van samenwerking tussen winkels en hun leveranciers kan bij de meesten echter nog veel beter georganiseerd worden. Deze boodschap is niet nieuw. Lees de eerste blog van deze serie (oktober 2012) er nog maar eens op na: http://fashionedi.blogspot.com/2012/10/de-cirkel-is-rond-edi-is-noodzaak-proven.html. In de afgelopen jaren hebben de nodige merken deze nieuwe manier van samenwerken geïmplementeerd. Succesvolle merken in deze zijn: PME, OPUS, YAYA, NZA, Profuomo, Garcia, StreetOne, State of Art en de merken van Bestseller om er enkele te noemen. Steeds meer retailers hebben dat ervaren als zeer prettig (ontzorgen) en lucratief (beter rendement). Klinkende voorbeelden daarvan zijn Berden en Van Tilburg Mode & Sport, maar ook zo vele kleine retailers met een winkel op de hoek

afbeelding van het traditioneel orderproces

Wat is nou de crux van de hier bedoelde VMI-samenwerkingsstrategie (Vendor Managed Inventory)?

De belangrijkste karakteristiek van dit model is dat de leverancier als ketenregisseur gaat optreden; niet alleen wat de basics betreft, maar ook de seizoenartikelen. Op basis van gestructureerde, automatisch verstrekte voorraad- en salesdata op detailniveau (artikel/kleur/maat per shopfloor per dag), leert de leverancier de trends en patronen van de doorverkoop per shopfloor van zijn retailpartners te herkennen. Door die data te aggregeren op hogere levels (winkelketen, regio, land, style, productgroep) en te combineren met de beschikbaarheid van producten per artikel/kleur/maat, wordt de leverancier in staat gesteld om het aanbod op de shopfloor van zijn klant beter af te stemmen op de behoefte van de consument in die winkel. De leverancier kan daarbij putten uit verschillende bronnen, zoals vrije voorraad, voorraad in de pijplijn, voorraad in zijn monobrand stores, voorraden in zijn online kanaal en vermeende overtollige voorraden bij andere retail klanten. Daardoor kan de omloopsnelheid omhoog en kunnen de afprijzingen omlaag met een beter rendement voor beiden als gevolg, met ook nog eens een betere beschikbaarheid voor de consument. Win-win-win derhalve. 

Randvoorwaarden voor VMI

De belangrijkste randvoorwaarde voor een VMI-strategie is onderling vertrouwen. Als de leverancier de shopfloor van zijn VMI-partner volpropt met willekeurige restvoorraden, dan zal het resultaat op de winkelvloer slecht uitpakken en zal de betreffende retailer het model niet willen continueren in volgende seizoenen. Zonder gestructureerde en geautomatiseerde data-uitwisseling (EDI) gaat het model zeker ook niet werken. De leverancier heeft tools nodig om het VMI-model aan te kunnen sturen; een traditioneel wholesale systeem is nou eenmaal niet geschikt voor het managen van retaildata. Verder heeft de leverancier retail know-how (of beter: retailbloed) in huis nodig om goed als ketenregisseur te kunnen fungeren. Last but not least dient de leverancier vertrouwen in zijn eigen collectie te hebben en de bereidheid te tonen om slechtlopende artikelen terug te nemen. De kostprijs van de retailer is nu eenmaal vele malen hoger dan de kostprijs van de leverancier. Ketendenken en ketenefficiency roept om de pijn daar te laten vallen, waar de kostprijs het laagst is. De VMI-leverancier doet er goed aan om voor de slechtlopende artikelen een alternatief kanaal op te zetten, bijvoorbeeld in de vorm van een fysieke outletstore of een online afzetkanaal in een andere geografische markt, zodat het reguliere kanaal daardoor niet verstoord wordt.

Naar mate de leverancier de individuele shopfloors van haar VMI-retailpartners beter leert kennen op basis van ook statistische cijfers en trends, werkt het model niet alleen voor replenishment tijdens het seizoen, maar kan het VMI-model ook bij het voororderproces van nieuwe collecties haar dienst bewijzen. Het combineren van de data en trends vanaf de winkelvloer met kennis van de nieuwe collectie en de juiste tools, biedt de leverancier een uitgekiende mogelijkheid om een inslagvoorstel van de nieuwe collectie op artikel/kleur/maat-niveau per shopfloor te maken. De noodzaak voor de retailer om elke leverancier te bezoeken en daarbij elke collectie tot in detail op shopfloor level te schrijven, wordt minder naarmate de leverancier per einde seizoen kan aantonen dat hij, als ketenregisseur, daadwerkelijk een hoger rendement op die shopfloor heeft gerealiseerd.

Alternatieven

Varianten die bij VMI in de buurt komen zij Consignatie, Automated Ordering en Automated Replenishment. In tegenstelling tot Consignatie krijgt de leverancier bij VMI betaald voor wat hij levert. Consignatie is geen win-win model, maar een eenzijdig risicomodel voor de leverancier. Automated Ordering is het model waarbij de retailer op basis van min/max instellingen per SKU van never out of stock artikelen automatisch bestellingen plaatst bij de leverancier. Automated Replenishment is hetzelfde, maar dan geïnitieerd vanuit het systeem van de leverancier. Het nadeel van deze modellen ten opzichte van VMI is dat ze niet goed toepasbaar zijn voor de collectie goederen.

Tijdens en na de crisis

Een VMI strategie is in mijn ogen de beste strategie voor een gezondere toekomst van de relatie tussen multibrand retailer en fashionleverancier. Ketens (verbindingen tussen merken en retailers) die goed VMI toepassen gaan het onherroepelijk winnen van degene die op de traditionele weg blijven voortborduren. VMI als strategie vergt echter nogal wat van een organisatie: visie, bemensing, implementatie van systemen en procedures en het opzetten van een gestructureerde data uitwisseling. Dat vergt een investering in kennis, tijd en geld. Wellicht biedt deze crisistijd u gelegenheid om alvast in kennis te investeren. Wij van FashionUnited eBusiness begrijpen dat deze verhandeling een nogal technische verhaal is en gaan graag met u in gesprek om in te zoomen op de mogelijkheden en kansen voor uw organisatie. Gedurende de crisis zijn wij u daarbij graag van dienst met 50% korting op een VMI-workshop op afstand, maar wel interactief met u en uw mensen en met een fikse korting op de implementatie van EDI. Maak uw interesse hier kenbaar en we bespreken de mogelijkheden met u. Zodoende kan u wat dit betreft sterker uit de crisis komen, waardoor het herstel van de geleden schade eerder goedgemaakt kan worden en waardoor u bovenal op een structureel meer uitgebalanceerde manier kan gaan samenwerken met uw handelspartners.  

Veel sterkte en wijsheid in deze bijzondere tijden, maar bovenal een goede gezondheid!

Pragmatisch (deel2): standaard kleurcodering voor kleding en sport: S2K Colour Code Table

In fashion is er altijd veel te doen geweest over kleuren en kleurcoderingen. In dit blog een pleidooi aan het adres van leveranciers om in hun PRICAT-berichten voortaan (ook) een standaard kleurcodering mee te geven aan elk van hun artikelen. Daarmee wordt verderop in de keten enorm veel tijd en ellende bespaard. 

Hoeveel kleuren zijn er eigenlijk?

Het aantal kleuren dat door leveranciers aan artikelen wordt toegekend is oneindig veel. De naamgeving van al die kleuren wordt beperkt door de grenzen van de fantasie. De naamgeving door verschillende leveranciers aan eenzelfde kleur verschilt nagenoeg altijd aangezien de designers de neiging hebben om al hun kleuren een mooie fancy naam mee te geven. 

Al die verschillende kleuren en hun fantasievolle namen komen bij een multibrand retailer terecht in een nog meer verwarrende brei, aangezien de retailer kleuren doorkrijgt van niet 1, maar van vele leveranciers.  

De meeste leveranciers hanteren een leverancierskleurcode die zij zelf bedacht hebben. Daarmee houden zij de interne kleurenchaos binnen de perken, hoewel er ook nog leveranciers zijn die de kleurvarianten bij elke style onwillekeurig een kleurnummer geven van 1 tot n. Daarmee kan kleurnummer 2 bij de ene style rood zijn en kleurnummer 2 van een andere style blauw ... Maar ook al houdt een leverancier een consistente interne kleurcodering aan, dan nog is het een chaos voor de multibrand retailer. 

Met de steeds verdere invoering van EDI groeit de wens van retailers om de productdata op een geautomatiseerde manier in hun voorraad- en POS-systeem op te kunnen nemen. Dat kan op verschillende manieren; met elk hun eigen nadelen:

Manier 1: De retailer hanteert geen eigen kleurcodes meer, maar neemt de kleurcode van de leverancier over. Lekker handig en snel, echter:

·         gelijke kleurcodes van artikelen die van verschillende leveranciers afkomstig zijn, kunnen een geheel andere kleur aanduiden;

·         de retailer kan zijn artikel rapportages over leveranciers heen, niet meer per kleurgroep uitsplitsen (met andere woorden: de gehanteerde kleurcodes hebben voor hem geen betekenis meer);

·         de meeste retail voorraadsystemen vereisen een overall kleurcodering en kunnen daardoor niet overweg met het simpelweg overnemen van de leverancierskleur.

Manier 2: De retailer codeert handmatig elk artikel naar zijn eigen kleurtabel.

·         dat kost de retailer enorm veel tijd en geld en leidt ook nog eens tot vertraging. 

Manier 3: De retailer richt per leverancier een kleurvertaaltabel in: van leverancierskleur naar zijn eigen kleurcode. Best handig en in de praktijk veel toegepast, echter:

·         lastig in beheer: per leverancier dient er een vertaaltabel ingericht en onderhouden te worden;

·         als de leverancier per seizoen met nieuwe kleuren gaat werken levert dat een aanzienlijke extra belasting voor de retailer op;

·         als de leverancier aan elke style een nieuwe kleurcodering toekent, dan werkt deze methode niet.

Veel en veel handiger is het als leveranciers naast hun eigen grappen en grollen met betrekking tot kleurcoderingen en kleurnaamgevingen, ook een standaard kleurcode meegeven aan elke style in elke kleurvariant. 

Maar welke standaard kleurcodering te gebruiken dan?

·         Pantone: dat zijn duizenden nuanceringen in kleuren. Goed voor design en productie-aansturing, omdat daarmee een exacte kleur aangegeven kan worden, maar niet werkbaar binnen het voorraadsysteem van de retailer.

·         NRF colour code: de gangbare kleurenstandaard in het Amerikaanse retailkanaal, maar veel te uitgebreid en daardoor nooit voet aan de grond gekregen in Europa.

·         WWS Colour  Code van Pranke.com: goed qua opbouw met twee posities voor de hoofdkleur, twee posities voor een subkleur en een vijfde positie voor het type dessin, maar moeilijk toepasbaar in de praktijk, waardoor ook voor deze codering geen breed draagvlak ontstaan is.    

WWS Colour Table (Pranke)

De te hanteren standaard kleurcodering moet volgens mij vooral eenvoudig en eenduidig zijn. De door ANWR-Garant Nederland voor Sport2000 opgestelde en onder haar leveranciers verspreide 2-cijferige kleurcodering met 17 varianten is in mijn ogen een dusdanig goed geslaagde opzet dat we die als de nieuwe standaard voor kleding en sport zouden moeten aanmerken.

S2K Colour Codes

Naar mate meer fashion- en sportleveranciers in hun PRICAT als kenmerk bij elk item ook een S2K Colour Code meegeven (Sector Colour Code), dan wordt de problematiek rondom kleurcoderen aan de kant van de retailers veel makkelijker. De impact daarvan is dermate hoog dat het gehele proces van elektronische data-uitwisseling in de mode- en sportmarkt daarmee in een stroomversnelling kan komen. 

Onderschrijving van deze oproep aan leveranciers door individuele retailers, software huizen, consultants, branche organisaties maar ook leveranciers zelf en overige betrokkenen, zal bijdragen aan het komen tot een breder geaccepteerde standaard kleurencodering (S2K) en daarmee aan meer efficiency in de mode- en sportmarkt. Laat daartoe uw reactie achter op deze blog. Die reactie kan een simpel EENS of ONEENS zijn. 

Zo krijgen brandowners beter grip op externe winkelvloeren

Zoals in eerdere blogs al aangetoond, is EDI inmiddels een niet meer weg te denken methode voor de 'frontrunners' in de fashionketen. Er zijn echter nog vele uitdagingen te gaan. Zo doen nog lang niet alle partijen mee en bestaat er nog veel onduidelijkheid en spraakverwarring. Vandaar ook deze fashionEDI blogs.

Het invoeren van EDI aan de kant van brandowners heeft een offensieve dan wel een defensieve achtergrond. Als het gebeurt onder druk van een retailer, dan is dat defensief oftewel reactief. Steeds meer brandowners zien echter de noodzaak van hun betrokkenheid op de externe winkelvloeren en willen daarom proactief doorverkoopcijfers vanaf de winkelvloeren van hun key accounts binnenhalen. Meten is weten. Analyseren is nodig en actief meesturen op de winkelvloer teneinde een hogere omloopsnelheid en een betere win-win positie te behalen is het uiteindelijke doel (whitepaper Change in Fashion).

Veel brandowners die inmiddels via EDI dagelijks sales reports (SLSRPT) van winkelvloeren binnenkrijgen zijn echter nog niet in staat om die data te vertalen naar goede sturingsinformatie. Hun ERP systemen zijn wholesale systemen en niet geschikt voor analyse van retaildata. BI-tools en Excel verwerkingen werken op den duur niet vanwege de hoeveelheid data (1 bericht per winkelvloer per dag) en het gebrek een retail know-how. In dit blog schets ik een methode die in de praktijk van brandowners beproefd is en relatief goedkoop is, doordat de methode gebaseerd is op standaard 'in the cloud'-tools.

De brandowner creëert per winkelvloer die hij wil monitoren een virtuele shopfloor in een retail management systeem (RMS) zoals bijvoorbeeld StoreInfo van SRS. Dit is een voorbeeld van een RMS dat 'in the cloud' draait, standaard is, geen installatie ter plekke behoeft en de hier genoemde EDI berichten standaard en automatisch kan verwerken. In dit systeem hoeft geen data ingevoerd te worden, aangezien alle transacties automatisch via EDI verwerkt worden. StoreInfo biedt de brandowner een actuele view op de externe winkelvloeren. Inclusief de KPI's als omloopsnelheden en rendementen per vierkante meter. Ook andere RMS-en zijn echter mogelijk.

Zodra de brandowner goederen levert aan een winkelvloer, dan verzendt de brandowner vanuit zijn ERP systeem een elektronische pakbon (DESADV) met de aantallen per EAN-code naar de retailer. De retailer heeft eerder al de price catalog (PRICAT) verwerkt met de prijzen per EAN-code. De eBiss (het EDI tool van de brandowner) maakt een kopie van elke DESADV en sluist die door naar StoreInfo als voorraadophoging van de betreffende virtuele winkelvloer. Zodra producten op die winkelvloer verkocht zijn, stuurt de retailer een SLSRPT naar de brandowner. Dat bericht wordt door eBiss doorgesluisd als omzet en dus als afboeking van de voorraad van de betreffende virtuele winkelvloer in StoreInfo. Alles op SKU niveau (artikel, kleur, maat). Zodra de retailer een fysieke inventarisatie heeft gedaan en deze kenbaar maakt middels een inventory report (INVRPT) aan de brandwoner, dan sluist eBiss ook dat bericht door naar StoreInfo als overschrijving van de actuele voorraad per EAN-code van de betreffende virtuele winkelvloer.
Zodoende heeft de brandowner in zijn StoreInfo systeem te allen tijde een actueel en gedetailleerd inzicht in de voorraadmutaties en KPI's per virtuele winkelvloer. En dat zonder manuele invoer.

Voor de NOOS artikelen kan in StoreInfo per EAN-code een min/max voorraad worden ingesteld (per artikel, kleur, maat) voor elke virtuele winkelvloer. StoreInfo kan zo ingesteld worden dat er per week automatisch een order per winkelvloer gegenereerd wordt met de aantallen per EAN-code, welke order als EDI bericht (ORDERS) via eGate en eBiss automatisch in het ERP systeem van de brandowner terecht komt. Handsfree replenishment leidt tot verhoging van de omloopsnelheid (sneller, minder fouten, niet afhankelijk van een persoon die toevallig ziek of op vakantie is).

Waar een traditioneel retail management systeem de retailer een overzicht biedt over alle merken in zijn winkels, biedt de hier geschetste methode de brandowner een overzicht van zijn verkopen en voorraden op de winkelvloeren van zijn klanten die op EDI zijn aangesloten. En dat zonder enig handmatig werk.

Niet makkelijk om dit zo 1-2-3 voor al je klanten op te zetten, maar wel een extra motivatie om serieus in te zetten op EDI. Uiteinelijk zal je als brandowner toch beter grip moeten krijgen op je externe winkelvloeren en daar ook in mee willen denken en in mee willen sturen. De tijd dat 100% van het risico bij de retailer hoort te liggen is namelijk voorbij.

Veel succes met het zoeken naar de juiste win-win modellen middels ketensamenwerking. EDI is daarbij niet meer dan een technische randvoorwaarde. Inzet van de juiste tools en de juiste flow van berichten maken de risico's goed beheersbaar.

De cirkel is rond: EDI is noodzaak = proven!

Dat EDI in fashion (kleding, schoenen, sport) noodzaak is wisten we al langer. Toch is het mooi om het bewijs nu ook onomstotelijk op tafel te hebben liggen.

In 2004 verscheen de leaflet 'De 11 winstpunten van EDI in fashion'. Die leaflet heb ik destijds opgesteld naar aanleiding van de persoonlijke lessen en wijsheden van wijlen Harald Pranke, goeroe van EDI in de Duitse fashionmarkt. Hoewel in 2011 nog in een frisser jasje gestoken, zijn diezelfde 11 winstpunten nog steeds van toepassing. De eerste 8 winstpunten gaan over de concrete en aanzienlijke mogelijkheden voor efficiencyverbetering bij met name de multibrand retailer. Keiharde kostenbesparing dus.
De winstpunten 9, 10 en 11 gaan over een betere beschikbaarheid van producten op de winkelvloer en nieuwe vormen van samenwerking tussen brandowner en multibrand retailer.

De noodzaak tot adoptie van die nieuwe businessmodellen heeft FashionUnited Indicia BV samen met FCTB BV vastgelegd in de white paper 'Change in Fashion' (oktober 2010). Als vernieuwende business modellen worden daarin onderscheiden: VMI (vendor managed inventory), concession en consignment (consignatie new style). Zonder EDI kunnen deze business modellen niet goed functioneren. Maar ook het gedrag van de mens binnen de organisatie van de brandowner en de retailer is van groot belang om deze andere manier van werken daadwerkelijk mogelijk te maken. Ketensamenwerking is niet makkelijk, maar verdient veel meer aandacht op management niveau.

In mei 2012 komt de Aberdeen Group uit de de VS met het rapport 'B2B Collaboration: No Longer Optional'. Een rapport waarin aangetoond wordt dat ketensamenwerking keihard noodzaak is en top prioriteit verdient van het management van elke organisatie. De druk hiertoe is veroorzaakt door de steeds complexer wordende executie van de operatie in combinatie met de groeiende service eisen van de afnemer.

In juni 2012 publiceerde het blad BTB Magazine een interview met de CEO Micro Fashion, waarin uiteengezet wordt dat 'consignatie new style' juist een business model is waarmee ook in deze moeilijke tijd nog groei gerealiseerd kan worden. En dat in een krimpende markt. EDI wordt ook weer hier neergezet als een absolute randvoorwaarde.

De cirkel werd deze zomer sluitend gemaakt door het artikel 'Meer ketensamenwerking nodig in moderetail' door het bureau IG&H. Gepubliceerd in onder meer Retail Trends en De Telegraaf.

De moderetail heeft te maken met een krimpende markt. Hoewel de consument de vingers op de knip houdt, is er nog genoeg omzetpotentieel. Om dat aan te boren is nog meer samenwerking in de keten nodig, aldus IG&H in dit 4 pagina grote artikel. Het onderzoek van IG&H laat zien dat meer samenwerking in de keten zich onmiddellijk doorvertaalt naar euro’s. Moderetailers hebben het niet makkelijk. Waar de modebranche in 2009 en 2010 nog goed was voor een ruime vijftien miljard euro, daalde de omzet in 2011 met meer dan zes procent. Een verlies dat, met het oog op de huidige economie en kritische consument, nog niet goed gemaakt lijkt te worden in 2012 of de nabije toekomst. Brands en retailers moeten ‘zwemmen’ om het hoofd boven water te houden. Het onderzoek ‘Fashion Mirror’ van IG&H toonde aan dat de grootste kansen niet in allerlei complexe strategieaanpassingen liggen, maar verrassend dichtbij. Het beter samenwerken in de eigen waardeketen biedt enorm extra omzetpotentieel voor de partijen die deze kansen zullen grijpen.

EDI wordt gelukkig al door vele merken ondersteund. O'Neill, Garcia, Dobotex met sokken van Puma en Tommy Hilfiger, Micro Fashion met o.a. Profuomo en Crystal Trading met Sinner zijn de mooiste voorbeelden van Nederlandse leveranciers die het nieuwe samenwerken in hun praktijk al vergaand hebben doorgevoerd. Ook leveren zij hun producten 100% shop-floor-ready uit(pre-priced). Niet voor niets allen EDI klanten van FashionUnited Indicia van het eerste uur. EDI is namelijk een keiharde randvoorwaarde om genoemde kansen te kunnen benutten maar die wetenschap is bij menigeen nog niet goed doorgedrongen. De Nederlandse fashion branche loopt wat dit betreft nog ver achter bij onze oosterburen.