DESADV: voor logistieke sturing en procesoptimalisatie in fashion retail

Weten welke artikelen (met kleur- en maatvarianten) van welk merk voor welke winkel onderweg zijn, kunnen cross-docken, weten welke artikelen in welke zending en in welke doos of op welke pallet zitten, weten hoeveel goederen er vandaag geleverd worden, efficiënter goederen binnen kunnen melden en last but not least: automatisch facturen kunnen afvinken. Stuk voor stuk mogelijkheden voor procesoptimalisatie en kostenbesparing voor een fashionretailer met filialen, die zonder het EDI-bericht DESADV niet of niet efficiënt benut kunnen worden. 

DESADV is de afkorting van DESpatch ADVice; de elektronische variant van een pakbon, oftewel de elektronische pakbon. Het is een EDIFACT bericht voor logistieke sturing en inmiddels niet meer weg te denken in de hedendaagse fashionmarkt.

Middels dit EDI bericht worden de gegevens van een zending overgedragen. In de meest eenvoudige versie (delivery based DESADV) geeft het ERP systeem van de leverancier door aan het ERP systeem van de retailer welke artikelen (EAN-codes, GTIN's) in welke aantallen er onderweg zijn. 

Als de retailer de voorafgaande order per filiaal heeft uitgesplitst, dan kan hij een DESADV per order en per deellevering verwachten. Het voordeel daarvan is dat de retailer de goederen in zijn centraal magazijn niet meer hoeft te sorteren per filiaal. Als de goederen al geprijsd zijn door de leverancier, dan kan in het centraal magazijn van de retailer cross-docking worden toegepast (levering aan een centraal magazijn van de retailer, maar al wel verpakt per filiaal). De leverancier weet daarmee welke goederen voor welk filiaal bestemd zijn en de retailer heeft beduidend minder handelingskosten. 

In de fashionbranche zien we met de invoering van EDI een duidelijke trend van traditioneel bulkleveringen, via cross-dock leveringen naar uiteindelijk ook steeds meer directe leveringen, rechtstreeks aan de filialen. Directe leveringen zien we steeds als eerste worden toegepast voor de NOS artikelen die volgens het 'automated replenishment' principe, periodiek en automatisch via EDI worden bijbesteld. Steeds meer fashionretailers streven naar snelheid en willen hun centraal magazijn overslaan. Deze trend zien we bijvoorbeeld bij Van Vuuren damesmode, Van Uffelen, de Bijenkorf, Hout-Brox, Maison de Bonneterie, Van Oorschot, Topshelf. Leveranciers die hun goederen shop-floor-ready aan kunnen leveren (voorzien van barcode en prijs) bieden daarmee veel toegevoegde waarde voor deze retailers. Dit alles scheelt veel tijd en geld voor de retailer en komt de 'time-to-shopfloor' ten goede, hetgeen ook van belang is voor de leverancier. 

Als er een logistieke dienstverlener (LSP) bij de opslag en het transport is betrokken, dan kan het bericht ook door deze logistieke dienstverlener verstuurd worden (namens de leverancier) naar de retailer. En stuurt de leverancier goederen naar de logistieke dienstverlener, dan kan de leverancier dit aankondigen door zo'n bericht naar de logistieke dienstverlener te sturen. Met de LSP's kunnen er ook nog andere logistieke berichten worden ingezet (IFTMIN en IFTMAN bijvoorbeeld).

De package based DESADV is de meest uitgebreide variant van de elektronische pakbon en wint aan terrein ten opzichte van de delivery based DESADV. In deze uitgebreide variant staan ook gegevens per omverpakking (pallet, doos, krat, stang), zoals de SSCC codes, alle producten (EAN, GTIN) die in die omverpakking zitten, met de daarbij behorende bestemmingsgegevens (voor welke winkel is deze omverpakking bestemd). SSCC staat voor Serial Shipment Container Code en bevat de wereldwijd unieke identificatie van een omverpakking. SSCC-codes zijn in reeksen te verkrijgen bij GS1 en worden op de omverpakking weergegeven in een 18-cijferig getal met een EAN-128 barcode. Daartoe kan het ‘GS1 logistics label’ gebruikt worden:

De delivery based DESADV geeft per SSCC-code aan welke SKU's (EAN, GTIN) in welke aantallen in die omverpakking zitten. In de food markt wordt met de SSCC-code een pallet met allemaal dezelfde artikelen aangeduid. In de fashionmarkt heeft de SSCC-code meestal betrekking op een doos met een variatie van kledingstukken in verschillende modellen, kleuren en maten.

De DESADV kan ook een belangrijke rol spelen bij het vergaand automatiseren van de factuurcontrole. Waar per factuur traditioneel de bijbehorende order opgezocht diende te worden, kan met de inzet van de EDI berichten ORDRSP (inkoopprijs per stuk), DESADAV (feitelijke ontvangst) en INVOIC (hetgeen gefactureerd is) het gehele proces van invoer en controle van de facturen geautomatiseerd worden. Daarover meer in volgend blog over het EDI-bericht INVOIC. 

De voordelen van het EDI-bericht DESADV nog even op een rij:

• de verzender kondigt de zending aan (kan zelfs tijdstip in worden vermeld);
• de ontvanger kan gegevens als checken voordat de goederen arriveren (zo nodig al weigeren voordat het transport op pad is);
• de ontvanger kan processen al voor de ontvangst voorbereiden;
• cross-docking wordt mogelijk;
• goederen komen eerder beschikbaar op de winkelvloer (verkorting van de time-to-shopfloor);
• tracking & tracing komt binnen handbereik (middels SSCC-codes tot op het niveau van de omverpakking);
• automatische controle van facturen komt binnen handbereik.