Zo krijgen brandowners beter grip op externe winkelvloeren

Zoals in eerdere blogs al aangetoond, is EDI inmiddels een niet meer weg te denken methode voor de 'frontrunners' in de fashionketen. Er zijn echter nog vele uitdagingen te gaan. Zo doen nog lang niet alle partijen mee en bestaat er nog veel onduidelijkheid en spraakverwarring. Vandaar ook deze fashionEDI blogs.

Het invoeren van EDI aan de kant van brandowners heeft een offensieve dan wel een defensieve achtergrond. Als het gebeurt onder druk van een retailer, dan is dat defensief oftewel reactief. Steeds meer brandowners zien echter de noodzaak van hun betrokkenheid op de externe winkelvloeren en willen daarom proactief doorverkoopcijfers vanaf de winkelvloeren van hun key accounts binnenhalen. Meten is weten. Analyseren is nodig en actief meesturen op de winkelvloer teneinde een hogere omloopsnelheid en een betere win-win positie te behalen is het uiteindelijke doel (whitepaper Change in Fashion).

Veel brandowners die inmiddels via EDI dagelijks sales reports (SLSRPT) van winkelvloeren binnenkrijgen zijn echter nog niet in staat om die data te vertalen naar goede sturingsinformatie. Hun ERP systemen zijn wholesale systemen en niet geschikt voor analyse van retaildata. BI-tools en Excel verwerkingen werken op den duur niet vanwege de hoeveelheid data (1 bericht per winkelvloer per dag) en het gebrek een retail know-how. In dit blog schets ik een methode die in de praktijk van brandowners beproefd is en relatief goedkoop is, doordat de methode gebaseerd is op standaard 'in the cloud'-tools.

De brandowner creëert per winkelvloer die hij wil monitoren een virtuele shopfloor in een retail management systeem (RMS) zoals bijvoorbeeld StoreInfo van SRS. Dit is een voorbeeld van een RMS dat 'in the cloud' draait, standaard is, geen installatie ter plekke behoeft en de hier genoemde EDI berichten standaard en automatisch kan verwerken. In dit systeem hoeft geen data ingevoerd te worden, aangezien alle transacties automatisch via EDI verwerkt worden. StoreInfo biedt de brandowner een actuele view op de externe winkelvloeren. Inclusief de KPI's als omloopsnelheden en rendementen per vierkante meter. Ook andere RMS-en zijn echter mogelijk.

Zodra de brandowner goederen levert aan een winkelvloer, dan verzendt de brandowner vanuit zijn ERP systeem een elektronische pakbon (DESADV) met de aantallen per EAN-code naar de retailer. De retailer heeft eerder al de price catalog (PRICAT) verwerkt met de prijzen per EAN-code. De eBiss (het EDI tool van de brandowner) maakt een kopie van elke DESADV en sluist die door naar StoreInfo als voorraadophoging van de betreffende virtuele winkelvloer. Zodra producten op die winkelvloer verkocht zijn, stuurt de retailer een SLSRPT naar de brandowner. Dat bericht wordt door eBiss doorgesluisd als omzet en dus als afboeking van de voorraad van de betreffende virtuele winkelvloer in StoreInfo. Alles op SKU niveau (artikel, kleur, maat). Zodra de retailer een fysieke inventarisatie heeft gedaan en deze kenbaar maakt middels een inventory report (INVRPT) aan de brandwoner, dan sluist eBiss ook dat bericht door naar StoreInfo als overschrijving van de actuele voorraad per EAN-code van de betreffende virtuele winkelvloer.
Zodoende heeft de brandowner in zijn StoreInfo systeem te allen tijde een actueel en gedetailleerd inzicht in de voorraadmutaties en KPI's per virtuele winkelvloer. En dat zonder manuele invoer.

Voor de NOOS artikelen kan in StoreInfo per EAN-code een min/max voorraad worden ingesteld (per artikel, kleur, maat) voor elke virtuele winkelvloer. StoreInfo kan zo ingesteld worden dat er per week automatisch een order per winkelvloer gegenereerd wordt met de aantallen per EAN-code, welke order als EDI bericht (ORDERS) via eGate en eBiss automatisch in het ERP systeem van de brandowner terecht komt. Handsfree replenishment leidt tot verhoging van de omloopsnelheid (sneller, minder fouten, niet afhankelijk van een persoon die toevallig ziek of op vakantie is).

Waar een traditioneel retail management systeem de retailer een overzicht biedt over alle merken in zijn winkels, biedt de hier geschetste methode de brandowner een overzicht van zijn verkopen en voorraden op de winkelvloeren van zijn klanten die op EDI zijn aangesloten. En dat zonder enig handmatig werk.

Niet makkelijk om dit zo 1-2-3 voor al je klanten op te zetten, maar wel een extra motivatie om serieus in te zetten op EDI. Uiteinelijk zal je als brandowner toch beter grip moeten krijgen op je externe winkelvloeren en daar ook in mee willen denken en in mee willen sturen. De tijd dat 100% van het risico bij de retailer hoort te liggen is namelijk voorbij.

Veel succes met het zoeken naar de juiste win-win modellen middels ketensamenwerking. EDI is daarbij niet meer dan een technische randvoorwaarde. Inzet van de juiste tools en de juiste flow van berichten maken de risico's goed beheersbaar.