PRICAT: het meest belangrijke EDI bericht in fashion

De PRIceCATalog is het verbindende bericht voor alle EDI berichten in de elektronische samenwerking tussen brandowner en retailer in fashion. De PRICAT fungeert daarmee als onmisbare basis voor het efficiënt en effectief kunnen inrichten van de business modellen voor-order, na-order, vendor managed inventory (VMI), concession en conseignment. Deze keer een (overigens niet technische) verhandeling over het belang het PRICAT bericht, in een reeks over de meest toegepaste EDI berichten in fashion.

Als het PRICAT bericht niet van meet af aan wordt ingezet door brandowner en retailer, dan mag de brandowner ook niet verwachten dat hij een nauwkeurige, correcte, identificeerbare en geautomatiseerde rapportage vanaf de winkelvloer ontvangt. Het PRICAT bericht vormt daarmee de basis voor ketensamenwerking.
De primaire functie van het PRICAT bericht is: het overbrengen van gedetailleerde product- inclusief prijsinformatie van het ERP systeem van de brandowner naar het ERP systeem (en de kassa) van de retailer of naar tussenliggende schakels in de keten (vervoerder, LSP, groothandel, importeur, franchisegever, RSO). De brandowner dient elk nieuw artikel, maar ook elk gewijzigd artikel (prijs, kenmerk, verpakkingseenheid) in een PRICAT-bericht kenbaar te maken. De EAN artikel code is daarin de unieke sleutel. De officiele benaming daarvan is GTIN: Global Trade Indentification Number welke uit 13 of 14 posities bestaat en wereldwijd uniek is. De GTIN wordt door de brandowner toegekend aan elk artikel op het niveau: artikel/kleur/maat. Op de fysieke producten staat de 13-cijferige artikelcode tevens afgebeeld als EAN-13 barcode, waarmee dit product geïdentificeerd kan worden in de gehele supply chain, nog belangrijker: ingescand kan worden aan de kassa van de retailer.

Het aantal artikelgegevens in fashion stijgt nog steeds explosief en veel heftiger dan bij bijvoorbeeld supermarkten. Dit heeft een aantal oorzaken:
> De assortimenten worden steeds groter en er komen steeds meer merken bij (niche marketing).
> Een fashionartikel wordt in tot wel 4 dimensies vastgelegd ter identificatie (model x kleur x maat x submaat) waarmee het aantal SKU's (stock keeping units) exponentieel toeneemt. Op de kassa en in de webshop dienen al die afzonderlijke variaties automatisch en foutloos herkend te worden.
> De life cycle van fashion producten is veel korter dan voorheen. De merken leveren een modisch product traditioneel al niet langer dan een seizoen (half jaar) maar onder aanvoering van de verticals als Zara, komen er inmiddels 4, 6 of zelfs 12 collecties per jaar uit (fast fashion), waarmee het aantal unieke EAN-artikelnummers explosief toeneemt.
> Het aantal gegevens dat per artikel geregistreerd wordt neemt toe. Vijftig velden per product is geen uitzondering; dit verschilt echter per retailer en per brandowner. Het gaat tenslotte niet alleen om herkenning, maar ook om het efficiënter maken van de achterliggende administratieve verwerking (order, levering, factuur en steeds belangrijker: de terugkoppeling van de detailontwikkelingen op de winkelvloer).
> De standaardisatie-eisen nemen toe, omdat producten ook op de specificaties vergeleken moeten kunnen worden in productvergelijkers (websites) per productcategorie.
> Aangezien in veel indirecte verkoopkanalen de marges zwaar onder druk staan, neemt ook de behoefte aan kostenefficiëntie en standaardisatie van catalogusuitwisselingsformaten toe.
Alle gegevens van alle artikelvarianten, die steeds weer wisselen, moeten door de hele supply chain gecommuniceerd worden. Omdat het aantal gegevens zo groot is, is een fout snel gemaakt. Fouten in deze communicatie kosten relatief veel geld en ergernis (aan de kassa). Daarom wordt steeds meer gekozen voor het elektronisch communiceren, bijvoorbeeld met behulp van het PRICAT-bericht dat binnen de EDI-standaard (EANCOM) gedefinieerd wordt. In de Europese fashionmarkt wordt PRICAT al goed toegepast voor bovenkleding, bodyfashion, sportswear, sportschoenen en sportartikelen en inmiddels ook steeds meer voor gewone schoenen. Product Data Management (PDM) kan middels de inzet van het PRICAT bericht veel efficiënter en nauwkeuriger plaatsvinden dan handmatig. Degenen die daar nu nog geen gebruik van maken kunnen dienen zich achter de oren te krabben. Uitstellen betekent in dit geval langer aanmodderen met uiteindelijk hogere kosten.

Zoals gezegd vormt het PRICAT bericht het verbindende bericht van alle andere EDI berichten. In die andere berichten (orders, pakbonnen en doorverkoopcijfers bijvoorbeeld) worden de identificatie van het artikel beperkt tot de EAN-artikelcode. De style, kleur, maat en seizoenscode komen daar niet meer in voor, maar zijn slechts te herleiden door de link van de EAN artikelcode naar het bijbehorende PRICAT informatie. Dat is nu eenmaal zo bepaald in de EANCOM standaard. In het blog van 2 oktober 2012 is het belang van EDI en de flow van de EDI berichten in fashion aangetoond en nader uiteengezet. De 11 winstpunten van EDI in fashion zijn hier na te lezen.

De PRICAT bevat alle statische stamdata die tot een artikel behoren. Dat is niet alleen beperkt tot de adviesverkoopprijs en de identificatie van het artikel (EAN artikelcode, artikelnummer, kleur, maat plus eventuele submaat), maar bevat ook de artikelomschrijving, de kleuromschrijving, de leveranciersartikelgroep, de seizoensaanduiding, de materiaalaanduiding en dergelijke. Dat zijn met name leverancier specifieke kenmerken. Bij voorkeur zijn daarnaast ook branche-aanduidingen toegevoegd in de PRICAT. De belangrijkste daarvan is de branche-codering voor artikelgroepen. Wel zo handig voor de geautomatiseerde herkenning en verwerking aan de kant van de ontvangende retailer. Er zijn verschillende standaardcoderingen voor artikelgroepen in omloop. De belangrijkste daarvan is de DTB-codering voor kleding en de FEDAS-codering voor sport. In de schoenenmarkt wordt nogal een s gebruik gemaakt van de EAS-codering.

De opbouw van de PRICAT kent grofweg drie varianten: een PRICAT met alle varianten van een nieuwe collectie (de assortiments PRICAT; ook wel full PRICAT genoemd), een PRICAT met alle varianten die door de retailer besteld zijn in een voor-order traject (de order gerelateerde PRICAT) en een PRICAT met alle varianten die gepicked en gepacked zijn voor uitlevering (de pakbon gerelateerde PRICAT). Van belang is te realiseren dat een PRICAT geen aantallen bevat. De georderde aantallen zijn terug te vinden in het ORDRPS-bericht en de te verzenden aantallen zijn terug te vinden in het DESADV-bericht. Daarover in een later blog meer.

Een goede verwerking van de PRICAT aan de kant van de retailer is cruciaal voor het terug kunnen verwachten van juiste informatie over hetgeen er op de winkelvloer van de businesspartner plaats vindt. Een correcte, tijdige en volledige aanlevering van de PRICAT is daarmee randvoorwaardelijk voor het opbouwen en uitbouwen van een effectieve ketensamenwerking tussen brandowner en retailer.

Produkt en prijsinformatie wordt in plaats van via een EDIFACT bericht ook wel uitgewisseld via een Excel-bestand, een CSV-bestand, een XML-file of als een PDF-bestand. Het nadeel van de EDIFACT variant is dat die door het menselijk ook nauwelijks gelezen en begrepen kan worden, maar daar staat tegenover dat dit de enige variant is die one-to-many + handsfree + geautomatiseerd door de ontvangende partners ingelezen en verwerkt kan worden. De PDF-variant ziet er mooi uit, maar moet handmatig overgetikt worden; de Excel-variant lijkt handig maar is onoverzichtelijk bij grote betanden en foutgevoelig vanwege de menselijke tussenkomst; de CSV en XML varianten zijn flexibeler, maar minder eenduidig gedefinieerd.

Voorbeeld uit de dagelijkse praktijk: de vele leveranciers die een concession business bij V&D zijn aangegaan, moeten het EDIFACT PRICAT bericht aanleveren en vullen daarmee de kassa's inclusief de prijswijzigingen tijden het Prijzen Circus. De barcodes op de artikelen van die leveranciers kunnen zodoende op elke V&D kassa ingescand worden, waarna de prijs uit het PRICAT-bericht op de kassa verschijnt. Die leveranciers krijgen dagelijks een EDIFACT SLSRPT vanuit elk filiaal, met de gerealiseerd verkoopprijs per EAN-artikelcode. Op basis daarvan vindt vervolgens de financiële afrekening plaats tussen V&D en de betreffende leverancier. FashionUnited Indicia faciliteert dit soort processen voor vele partijen. Vraag gerust naar de randvoorwaarden.

Al met al de moeite waard om veel aandacht te schenken aan een goede opbouw en verwerking van het EDI-PRICAT-bericht; ook in geval van het traditionle voor-order en na-order businessmodel. Daarvan pluk je verderop in het proces grote voordelen.

EDI tools: dedicated versus 'in the cloud'

In het eerste blog uit deze reeks ben ik uitgebreid ingegaan op het nut en de noodzaak van ketendigitalisering om tot een betere ketensamenwerking in fashion te kunnen komen. In de latere blogs is dat thema langs verschillende invalshoeken belicht. De in te zetten tools heb ik daarbij steeds vermeden. Ik praat namelijk liever over de business dan over de onderliggende techniek. Zonder het onnodig complex te maken, deze keer toch een kijkje onder de motorkap, want de keuze voor de motor bepaalt mede de mogelijkheden.

FashionUnited Indicia levert als facilitator voor ketensamenwerking twee technische oplossingen. eBiss komt beter tot zijn recht in situaties waarbij elektronische samenwerking van strategisch belang is dan wel waarbij de aard van de business relaties tot een grotere complexiteit leiden. Er is sprake van een strategisch belang in geval van consignment, concession of vendor managed inventory als business model. Daarbij is de herbevoorrading van de goederen namelijk afhankelijk van de informatie die door de retailer vanaf de winkelvloer via EDI aan de leverancier wordt doorgespeeld. Van een grotere complexiteit is sprake indien de business partner (leverancier dan wel retailer) eisen stelt welke afwijken van de gebruikelijke standaarden. Voorbeelden daarvan zijn G-Star als leverancier en de buitenlandse departement stores als El Corte Ingles, Selfridges, Lafayette en Macy's. Zo heeft onze klant Gebr.Coster, mede dankzij de overstap van MessgingCenter naar eBiss, met ook G-Star EDI kunnen opzetten.

Het MessagingCenter is een door ons ontwikkelde, in the cloud draaiende many-to-many oplossing. Elke aangesloten partij heeft een eigen inhouse koppeling met het MessagingCenter dat ergens op het internet draait; 'in the cloud' dus. In het MessagingCenter wordt elk bericht twee keer vertaald. Eerst van het formaat van de aanleverende partij naar onze XML standaard en vervolgens van onze XML standaard naar het specifieke formaat van de ontvangende partij. Zodoende heeft elke partij 1 koppeling en kan daarmee in principe met elke andere aangesloten partij EDI berichten uitwisselen. Krachtig is dat elke partij voor zijn eigen formaat kan kiezen (hoofdstromen: EDIFACT, XML en CSV) en zijn eigen communicatiekanaal (FTP, SFTP, SMTP, X.400, AS/2, ...) zonder dat zijn business partner daar rekening mee hoeft te houden. Door het MessagingCenter als tussenschakel worden die verschillen namelijk overbrugt. Een ander voordeel van het MessagingCenter is de relatief lage prijs om er gebruik van te maken (ask me for your special price). Dat is inherent aan een many-to-many 'in the cloud' oplossing. De complexiteit in het MessagingCenter is echter groot; het draait als radertjes precies mooi in elkaar, maar zodra een partij iets verandert, bestaat het risico dat het ergens anders niet meer goed of zelfs vast loopt. Het gebrek aan flexibiliteit is daarmee het grootste nadeel van het MessagingCenter.

Flexibiliteit is daarentegen de grote kracht van de dedicated oplossing: eBiss. Dat is een one-to-many oplossing. En daarmee optimaal in te richten en af te stemmen op de specifieke behoeften van de licentienemer en zijn business partners. eBiss communiceert aan de ene kant via een inhouse koppeling met het in gebruik zijnde ERP systeem van onze klant (retailer of leverancier). Richting de business partners lopen de berichten via eGate van Pranke. Het eGate netwerk is het grootste EDI netwerk voor fashion (kleding, schoenen en sport) in Europa. Omdat elke eBiss speciaal is ingericht voor die ene klant, kan daarbij rekening gehouden worden met specifieke eisen en wensen van zijn/haar business partners. De klant kan mappingen en instellingen zelf aanpassen en zodoende de EDI-processen zelf monitoren, beheren en naar behoefte fine-tunen.

eBiss is eigenlijk de middleware (schakel) tussen het eigen ERP en de ERP systemen van business partners, maar wordt ook steeds vaker ingezet als middleware tussen diverse applicaties (ERP, Excel, BI-tools, webshops, klantsystemen) binnen een organisatie. Daarover in een volgend blog meer. Enkele referenties van eBiss zijn: Brova HoutBrox, Maison de Bonneterie, McGregor Fashion Group, Berden, Van Tilburg, Gebr.Coster, Garcia, State of Art, Dobotex, Frontrunner, SKM, Marlies Dekkers. Velen van hen werkten voorheen via het MessagingCenter.